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O gestor de projetos é uma importante figura dentro das empresas. Ele é quem acompanha o desenvolvimento de um projeto desde o seu início até o seu final, com a apresentação do resultado.
Para que isso ocorra conforme planejado, é necessário que o gestor tenha em mãos todas as informações relevantes sobre o projeto em si. E elas são muitas, saiba disso! Abaixo, veja o que todo gestor deve saber para o bom exercício do cargo.
O que é gestor de projetos?
Esse é o profissional responsável por gerenciar os projetos que estão em desenvolvimento na sua empresa. Assim, ele administra e controla as equipes de projetos e recursos disponíveis, garantindo que a entrega com maior qualidade seja realizada.
Projetos, aqui, referem-se a desenvolvimentos de questões pontuais que tem início, meio e fim. Por isso, diferenciam-se de processos.
Os projetos visam a criação de um novo produto, que pode ser interno ou externo. É, por exemplo, o desenvolvimento de uma nova mercadoria, de uma política de gestão ou de uma campanha de marketing. Note que todos eles possuem um objetivo bem definido.
Ao concluírem, então, passam a fazer parte dos processos. Por exemplo, o produto será desenvolvido uma única vez. Depois, apenas há a aplicação dele ou a estipulação de um passo a passo específico para a sua fabricação.
Uma empresa normalmente possui vários projetos que são desenvolvidos simultaneamente. Afinal, existem vários tipos de projetos, ao mesmo tempo em que cada setor possui os seus. Assim, o gestor se volta a essas atividades.
O que faz um gestor de projetos?
A gerência de projetos é um cargo de liderança. Dessa forma, esse profissional vai assumir o papel de ser o responsável pela equipe operacional, bem como o seu representante na gestão da empresa.
As atribuições do gestor de projetos podem variar de acordo com o perfil e necessidades da empresa. Assim, existem algumas responsabilidades comum ao cargo, como:
- Suporte ao time;
- Alinhamento dos objetivos do projeto entre clientes e equipe;
- Acompanhamento das entregas;
- Gerenciamento de custos;
- Alimentação e monitoramento de indicadores;
- Identificação e gerenciamento de riscos;
- Desenvolvimento dos processos para a realização do projeto;
- Garantir a entrega do produto final com a qualidade desejada e atendendo às expectativas do cliente;
- Elaboração de relatórios de projetos;
- Controle de recursos financeiros destinados ao projeto.
Como ser um bom gestor de projetos?
A qualidade do trabalho de um gestor de projetos está relacionada ao seu nível de desenvolvimento das competências técnicas e comportamentais.
Assim, é preciso lembrar que, para ser reconhecido como um excelente gestor, é necessário investir tanto em conhecimentos teóricos quanto no desenvolvimento de um perfil de comportamento que gere resultados para si e para a sua equipe.
Existem algumas competências que todo gestor de projetos deve trabalhar. Veja quais são:
- Liderança;
- Comunicação de qualidade e clara;
- Gestão de times;
- Poder de negociação;
- Organização;
- Gestão do tempo;
- Agilidade para responder às alterações necessárias no projeto para evitar ou superar um obstáculo;
- Conhecimento de gestão de projetos;
- Uso de metodologias ágeis;
- Noções em gestão financeira.
Outra competência essencial é o conhecimento sobre o uso de softwares de gestão de projetos completos. Um exemplo é o Oitchau, que facilita as rotinas de gerenciamento e eleva a produtividade da equipe com o uso de recursos como relatórios de produtividade e apontamento de horas de forma digital.
O que todo gestor deve saber ao iniciar o projeto?
Essa é uma pergunta que aceita inúmeras respostas. O gestor precisa ter habilidades ao mesmo tempo em que precisa ter conhecimentos sobre o projeto em si. E isso já demonstra como esse papel é complexo.
Um bom gestor precisa ter capacidade de comunicação e conhecimento técnico. Assim, ele deve saber o que está acontecendo no projeto, os recursos envolvidos e as atividades que ele requer.
Tudo isso compõe a resposta à pergunta do que todo gestor de projetos da empresa deve saber. Nos itens a seguir, veja as várias facetas e requisitos que um bom gerente de projetos deve preencher.
Objetivo do projeto
O gestor de projetos sempre deve estar envolvido no desenvolvimento do projeto desde o seu início. A definição do que será feito, porque e como será feito, que se refere ao escopo do projeto, requerem sua presença e ciência do que é tratado.
O objetivo deve ser de conhecimento do gestor, em caso contrário ele não terá a capacidade de gerenciar as atividades e de analisá-las objetivamente para melhorá-las ou a evitar riscos.
Equipe do projeto
O segundo ponto de atenção de um bom gerente de projetos é saber quem está envolvido na execução dos projetos. E isso se refere a todas as equipes que ajudam na realização das atividades e a todos os colaboradores que as compõe.
É muito importante ter em mãos informações de quem fará o que, quando o fará, porque o fará e como o fará. Isso envolve as metodologias do projeto, a escolha dos melhores profissionais e o direcionamento correto da execução.
Cronograma
Outra questão que não deve passar em branco para um gestor de projetos é o cronograma de cada um dos projetos. O cronograma nada mais é do que a organização das atividades em sequência e seguindo um prazo.
Há uma ordem a ser seguida em relação às atividades que compõem o projeto. Enquanto algumas destravam outras, existem aquelas que somente se tornam possíveis como uma série de outras atividades já terminaram.
Dessa forma, existem aquelas atividades que não possuem requisitos ou, quando os possuem, são comuns. Isso significa que nesse caso elas permitem suas execuções simultâneas.
E isso é muito importante dentro da gestão de projetos. Saber a ordem lógica das atividades, do que uma ação precisa e que pode ser garantido por um trabalho anterior, etc.
Outro ponto importante aqui é que ao conhecer o cronograma e ajudar no desenvolvimento dele, o gestor pode reconhecer maneiras mais produtivas de usar os recursos e de desenvolver o projeto.
Considere uma ferramenta ou software que é necessário em mais de uma fase. Com o conhecimento do cronograma e de sua ordem lógica – em relação ao que precede o que, necessariamente – é possível organizá-lo ainda mais estrategicamente.
Para terminar, o gestor de projetos deve conhecer o cronograma para que possa se atentar aos prazos e fazer ajustes que eventualmente forem necessários ao longo do projeto.
Considere que não são apenas os atrasos que requerem reajustes. Quando uma das fases ocorre de forma mais rápida do que prevista anteriormente, o gestor pode usar o tempo restante para aumentar o prazo de outra equipe com ações mais complexas.
Isso também envolve o reajuste das previsões de apresentação dos novos produtos aos clientes ou interessados, aos investidores e à garantia de que ele seguirá as previsões finais sem que isso afete sua qualidade.
Orçamento
Conhecer o orçamento do projeto é outro conhecimento crucial que o gestor dele deve ter. O orçamento corresponde às previsões e autorizações de uso de recursos pelo projeto e para o seu desenvolvimento.
Quando se está desenvolvendo o escopo do projeto, o gestor e as equipes estudam os custos que cada atividade e fase terão. A partir disso estipulam um orçamento com previsões financeiras para cada fase.
Essas previsões devem ter aval dos gestores da empresa e das equipes financeiras. O projeto somente é passível de execução se a empresa tiver como arcar com seus custos sem que isso a prejudique em outros vieses.
O orçamento do projeto é um norte para o gestor para a realização de investimentos, reconhecimento de quais fases requerem maiores recursos e para se limitar ao valor do qual realmente pode fazer uso no projeto todo.
Ao conhecer o orçamento, o gestor do projeto também pode reconhecer, ao longo da execução, a necessidade ou possibilidade de deslocar recursos dentre as fases, além de escolhas estratégicas que permitam o mesmo resultado com menores gastos.
Como você percebeu, o gestor de projetos é um profissional completo e que precisa trabalhar diversas competências. Assim, desde as áreas comportamentais até as habilidades técnicas, este é um cargo que exige versatilidade.
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