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Os processos internos são muito importantes para as empresas e existem alguns cuidados que podem melhorá-los. Mesmo uma empresa com boa produtividade pode se aproveitar desses truques para crescer ainda mais.
A melhoria desses processos permite resposta mais rápida às necessidades, maior engajamento das equipes e melhoria do resultado final. Abaixo, veja como é possível conquistar esses benefícios em poucos passos.
Veja dicas de como melhorar os processos internos
Os procedimentos internos correspondem à sequência de ações e atividades que são necessárias para chegar a um resultado específico. Eles seguem uma ordem lógica e pré-definida. E cada um dos passos que envolvem deve ter o devido cuidado.
Em caso contrário a empresa pode sofrer com a ausência da qualidade do resultado almejado. Ou no cumprimento de prazos e orçamentos. E para isso existem diversas dicas que podem melhorar esses procedimentos.
A melhoria dos processos que ocorrem internamente nas empresas pode trazer inúmeros benefícios às corporações. Veja os principais:
- Otimização dos procedimentos;
- Melhoria no atendimento ao cliente;
- Maior chamariz ao público;
- Diminuição da rotatividade interna;
- Engajamento dos colaboradores;
- Dispensa de atividades desnecessárias;
- Reconhecimento e automatização de atividades repetitivas;
- Minimizar falhas;
- Diminua custos.
Abaixo, confira 07 formas de promover a melhoria dos processos internos da empresa.
Mapeie todos os processos
O primeiro passo para melhorar os processos que a sua empresa realiza, internamente, diariamente, é o mapeamento dos processos que são realizados. Isso é crucial para que você realmente possa gerenciá-las e organizá-las.
Para isso, é necessário:
- Separe todos os setores e todos os processos que cada um realiza;
- Identifique as atividades necessárias em cada um dos processos;
- Veja a sequência de tarefas e quando mais de um setor se envolve simultaneamente no mesmo processo.
A partir disso, você pode:
- Identificar atividades desnecessárias;
- Ver quais são os atos repetitivos e passíveis de automatização;
- Encontrar falhas e as suas possíveis soluções.
Essas conclusões devem ser compartilhadas com os colaboradores e as equipes às quais eles pertencem. A partir disso é possível, com eles, estipular as melhorias necessárias e as atividades que serão impactadas.
Esclareça a necessidade de mudanças
É comum que as pessoas resistam às mudanças e isso é natural ao ser humano. Isso impõe aos gestores das equipes uma conversa franca com os colaboradores e a exposição dos pontos que evidenciam as necessidades de alterações.
A mudança de cultura organizacional acompanha a melhoria dos processos internos. Caso não ocorra, seus esforços não obterão os frutos que deseja. Outro ponto interessante é que esse esclarecimento ajuda no engajamento.
É importante que seus colaboradores saibam exatamente como suas atividades impactam no resultado final do processo geral. E quando isso ocorre o sentimento de responsabilidade e importância nas atividades cresce, o que melhora na execução.
Defina claramente os objetivos e metas
Continuando os passos necessários à melhoria dos processos internos da sua empresa, é crucial que haja a definição clara dos objetivos dos procedimentos e as metas da sua empresa e dos procedimentos.
Caso você não saiba onde quer chegar, torna-se infrutífera a tentativa de melhora dos procedimentos. Faça um apanhado geral de quais são os objetivos da empresa e como as equipes e colaboradores se enquadram nisso.
Ao saber o que a empresa espera, os colaboradores e as equipes sabem como empenhar da melhor maneira seus esforços. Outro ponto interessante é que isso ajuda na avaliação de desempenho, de qualidade das atividades e dos resultados.
Isso influencia no reconhecimento de erros e na necessidade de redirecionamento de alguns esforços. Ao final, a melhoria realmente se apresenta e não fica apenas no mundo abstrato.
Integre os setores
Os processos internos de uma empresa geralmente são realizados por mais de uma equipe, simultaneamente ou não. E até o encerramento dos procedimentos muitas vezes um setor depende do outro.
Os setores devem saber com quem estão trabalhando e quais são as outras equipes que se relacionam com as atividades que eles estão fazendo. Tanto aquelas que devem concluir serviços para que a próxima assuma quanto quem virá depois.
Integrar os setores exige que um gestor de uma equipe tenha ao menos conhecimento superficial do que ocorre dentro dos setores cujos trabalhos se relacionam com os seus. Deve saber a quem recorrer e como resolver eventuais problemas.
Estimule a comunicação interna
A comunicação interna é imprescindível para o sucesso de qualquer empresa. Problemas de comunicação podem levar à ausência de qualidade dos resultados, aos erros de execução e até mesmo aos problemas pessoais.
O bom clima organizacional também depende da comunicação feita de maneira organizada. Nesse caso, pense em formas de estimular os diálogos assertivos e eficazes que realmente consigam resolver imbróglios:
- Reuniões com datas e temas pré-definidos;
- Definição de canais pelos quais cada tipo de comunicação deve ocorrer de acordo com a urgência ou não;
- Disponibilização de ferramentas internas de comunicação em tempo real que não exijam que o trabalhador perca tempo.
Valorize suas equipes
Insira os colaboradores no desenvolvimento dos projetos, na decisão sobre problemas e soluções e no acompanhamento da execução do projeto desde o seu início até o fim dele.
Fazer com que eles se sintam parte da empresa e da qualidade do resultado final é importante para engajar. Essas não são as únicas formas de conseguir fazê-lo, sendo que também é imprescindível:
- Capacitar os colaboradores e as equipes;
- Compartilhando os resultados;
- Na revisão dos projetos, com a análise, ao final, sobre o que alcançou os resultados necessários, o que não se deu conforme previsto e como evitar que os problemas que ocorreram aqui se repitam no futuro.
A melhoria deve ser constante
O último ponto que envolve a melhoria dos processos internos da empresa diz respeito ao entendimento de que isso não ocorre uma única vez. A melhoria deve ser constante. Ela não é um processo com início meio e fim.
A sua empresa continuará desenvolvendo projetos, sejam eles repetitivos ou não. E sempre que surgirem novas questões e necessidades, a execução das atividades requer acompanhamento.
A visão geral dos processos, atividades e responsáveis é algo que ajuda nesses cuidados de melhorar, constantemente, a sua empresa. E quando os colaboradores estão engajados, como vimos acima, eles ajudam nessas questões.
Com essas dicas você poderá melhorar todos os processos que a sua empresa realiza internamente com a ajuda de todos os colaboradores, equipes e demais gestores. Isso leva ao crescimento da empresa e ao alcance de resultados melhores.
