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PMO é algo essencial em pleno século XXI para quem quer conquistar sucesso em seus projetos. Ele se apresenta para ajudar na gestão de projeto e garantir que ele se desenvolva de acordo com o esperado.
Essa sigla se refere a uma organização, dentro da própria empresa, que se volta especificamente ao cuidado com os projetos que ocorrem simultaneamente.
Abaixo, conheça mais sobre ele e veja a sua importância!
O que é PMO?
O PMO corresponde à expressão, em inglês, “Project Management Office”. Em português significa escritório de projetos, que corresponde a um setor específico criado dentro da empresa.
Nesse caso, há a escolha de colaboradores que irão compor uma equipe que se volta especialmente para a análise dos projetos e para prestar auxílio no gerenciamento de projetos.
Isso é importante pelo fato de que uma empresa geralmente não desenvolve um projeto por vez. São inúmeros projetos que podem estar em desenvolvimento ao mesmo tempo. Caso não haja cuidado, eles podem criar obstáculos uns aos outros.
Segundo Sérgio Kolachinski, especialista em gestão de projetos,
“O PMO (Project Management Office) não é um conceito novo, embora sua aplicação prática venha acontecendo com força apenas de dez anos para cá. No Brasil, chamamos de Escritório de Projetos ou Escritório de Gerenciamento de Projetos. Na prática, é a área responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam realizados com sucesso”.
Por corresponder a um setor que se volta a todos os projetos, ele consegue integrar os setores. Ele tem uma visão geral de todos os projetos que estão em desenvolvimento, sejam eles externos ou internos.
Estrutura do PMO
O PMO (Project Management Office) pode ser estruturado de diferentes maneiras, dependendo das necessidades e características específicas da empresa. Os modelos de estruturação mais comuns incluem o PMO centralizado, descentralizado e híbrido.
- PMO Centralizado: Neste modelo, o PMO é uma entidade centralizada dentro da organização, responsável por fornecer suporte e orientação para todos os projetos. Todas as decisões e diretrizes relacionadas à gestão de projetos são tomadas pelo PMO central, garantindo consistência e alinhamento em toda a empresa.
- PMO Descentralizado: No modelo descentralizado, cada unidade de negócio ou departamento tem seu próprio PMO, que atua de forma independente para atender às necessidades específicas de seus projetos. Isso permite uma maior adaptação às peculiaridades de cada área, mas pode resultar em falta de consistência e coordenação entre os projetos.
- PMO Híbrido: Como o nome sugere, o modelo híbrido combina elementos do centralizado e do descentralizado. Existem tanto PMOs centrais quanto locais, com diferentes níveis de autoridade e responsabilidade. Essa abordagem visa equilibrar a padronização e a flexibilidade, aproveitando os benefícios de ambos os modelos.
O que é ser um PMO?
O termo PMO se refere a Project Management Office, escritório de projetos. Mas também pode ser usado como Project Management Officer, quando se refere ao responsável pelo escritório de projetos, a quem trabalha com ele.
Portanto, quando se fala em “ser um PMO”, estamos nos referindo à pessoa que coordena este setor e trabalha neste nicho.
Ele é o responsável por apoiar os trabalhos dos gerentes de projeto, auditar projetos e acompanhar todos os que estão em desenvolvimento.
Funções e Responsabilidades do PMO
O PMO desempenha diversas funções e assume diversas responsabilidades dentro da organização, visando garantir o sucesso e a eficácia da gestão de projetos. Algumas das principais funções e responsabilidades incluem:
- Gerenciamento de Portfólio de Projetos: O PMO é responsável por gerenciar o portfólio de projetos da empresa, garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficiente e que os projetos estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização.
- Desenvolvimento de Padrões e Metodologias: O PMO desenvolve e implementa padrões, processos e metodologias de gestão de projetos, garantindo consistência e boas práticas em toda a organização.
- Treinamento de Equipes: O PMO fornece treinamento e desenvolvimento para as equipes de projeto, garantindo que estejam atualizadas com as melhores práticas e metodologias de gestão de projetos.
- Gestão de Riscos: O PMO identifica, avalia e gerencia os riscos associados aos projetos, desenvolvendo estratégias de mitigação e contingência para minimizar impactos negativos.
- Resolução de Conflitos: O PMO atua como mediador e facilitador na resolução de conflitos entre as partes interessadas, garantindo um ambiente colaborativo e harmonioso para a execução dos projetos.
Quais são os 3 tipos de PMO?
Existem, basicamente, 3 tipos de Project Management Office ou Escritório de Projetos.
Cada um deles tem uma finalidade. Confira quais são e como eles se diferenciam uns dos outros.
PMO de Controle
O primeiro dos tipos de PMO se refere ao PMO de Controle.
Ele se refere ao uso do escritório de projetos como um fiscalizador. A fiscalização se volta justamente para os projetos que estão em curso.
Neste caso, o PMO serve para conferir se os projetos (e os gerentes deles) estão respeitando a metodologia de desenvolvimento de projetos que foi escolhida pela empresa.
Assim, ele tem o papel de direcionar os gerentes que estejam em desconformidade.
PMO Consultivo
Outro tipo de escritório de projetos diz respeito ao PMO Consultivo. Ele, diferentemente do anterior, serve como um apoio para os gerentes de projetos e para os projetos que eles estão desenvolvendo.
Por isso, ao invés de fiscalizar e apontar erros e incongruências dos projetos em relação à metodologia utilizada na empresa, ele fica disponível para tirar dúvidas, dar indicações e conselhos.
Assim, tende a ser menos intrusivo do que o escritório de projetos anterior.
PMO Diretivo
O terceiro e último tipo de PMO se refere ao Diretivo. Quando uma empresa o assume, ele coloca na mão de quem está no escritório de projetos o dever de gerenciar, diretamente, projetos.
Portanto, aqui o PMO se confunde com o gerente de projetos, pois ele passa a se debruçar sobre casos específicos. Dessa forma, deixa de atuar como um agente que acompanha diferentes projetos simultaneamente.
Qual é o melhor tipo de PMO?
Essa é uma pergunta cuja resposta depende da realidade da empresa, da quantidade de projetos que ela desenvolve e dos tipos de projetos.
Além disso, variará conforme as metodologias utilizadas nas empresas e dos seus objetivos. Contudo, de um modo geral é possível dizer que o menos indicado é o PMO Diretivo.
Afinal, ele acaba se debruçando diretamente sobre um projeto e perde a sua característica principal, que é de atuar como um apoio geral para todos os projetos.
Além disso, o uso do PMO de Controle pode ser interessante, mas é necessário que se tomem precauções para que ele não incida no microgerenciamento.
Também, para que sua atuação não gere rusgas com as equipes e impacte negativamente no clima organizacional.
Caso esses cuidados sejam colocados em prática, o PMO tende a ser um excelente aliado no desenvolvimento de projetos. Por isso, não deixe de implementar o escritório de projetos na sua empresa!
PMO x Gerente de projetos
Muitos confundem o escritório de projetos com o gerente de projetos. O primeiro está acima do segundo.
Explica-se: o gerente de projetos se volta a um ou a poucos projetos de cada vez. Já o PMO visualiza todos os projetos de uma forma geral e ajuda o gestor.
Nesse caso, ele vê o que cada projeto precisa e quando podem se chocar.
Por que implementar o PMO (Project Management Office) na sua empresa?
Veja, abaixo, os motivos pelos quais você deve adotar na sua empresa, o quando antes, o conceito de escritório de projetos.
Melhor organização
Ao implementar o PMO na sua empresa ela conseguirá atingir maior organização no desenvolvimento dos projetos. Considere que todos os produtos cujos projetos estão em curso precisarão em algum momento da equipe de marketing.
Ao ter o PMO na sua empresa, ele será capaz de ajudar na organização desses projetos de forma que eles não se acumulem perante a equipe de marketing, ou qualquer outra equipe.
O trabalho do escritório de projetos também pode perceber falhas de escopo do projeto que passaram em branco anteriormente. Tudo isso é essencial para a organização empresarial, das equipes e dos próprios projetos.
Evite choques de projetos
No exemplo que citamos acima já dá para ter noção de como um projeto pode se chocar em outro. E isso não se dá apenas em relação ao uso das equipes. Se apresenta também quando estamos nos referindo ao uso de recursos.
Considere que mais de um projeto necessite de uma máquina que possui unidades limitadas na sua empresa. Isso já demonstra como os projetos podem se chocar de inúmeras formas.
Ao utilizar o escritório de projetos dentro da sua corporação, esse tipo de situação é evitada. A maior organização, por si só, já atua em favor da determinação das fases de cada um de forma que não se choquem.
Maior controle financeiro
O uso do conceito de Project Management Office ajuda a sua empresa a ter maior controle financeiro quanto aos gastos necessários em cada projeto.
Muitas vezes um projeto necessita comprar um software que também teria aplicação em outros projetos.
Isso ajuda a destinar de melhor forma os recursos financeiros da empresa, evitar repetição de gastos, dentre outras coisas.
Evite sobrecarregar os gerentes de projetos
O escritório de projetos é ideal para que o seu gerente de projetos não fique sobrecarregado. Note que cada projeto possui inúmeros pontos importantes.
Eles incluem os orçamentos, cronogramas, várias fases e dentro delas atividades diversas.
O gerente de projetos pode ficar sobrecarregado ao ter que dar atenção a todos esses pontos de forma independente. Isso piora quando ele tem em mãos a responsabilidade por mais de um projeto.
O escritório de projetos evita que isso ocorra. E esse fator já auxilia a evitar erros e falhas nos projetos, que ganham reforço na atenção que recebem.
Aprimore seus projetos
Ao usar esse escritório na gestão dos projetos, é possível aprimorá-los. O PMO fica de olho nas atividades que são recorrentes e em como padronizá-las.
Ele também é capaz de reconhecer erros comuns e como evitá-los.
Conquiste produtos de maior qualidade
Tudo isso que vimos até agora aponta para o resultado que corresponde ao aumento de qualidade do resultado do projeto e dos produtos que você cria, sejam eles para uso interno ou externo.
Aumente a eficiência dos projetos e dos colaboradores
A melhoria na gestão reflete no aumento da eficiência dos projetos, eis que os colaboradores encontram outras bases de apoio.
Do que o PMO necessita para ser efetivo e melhorar os projetos?
De acordo com Sérgio Kolachinski, o escritório de projetos auxilia a empresa na melhoria das entregas finais, na qualidade delas e no gerenciamento.
Isso exige cuidado com o desenvolvimento e a gestão do projeto. Dentre os cuidados essenciais estão o cronograma, as atividades e responsabilidades, veja:
“O PMO vai garantir o funcionamento mais efetivo dessa entrega, para isso, vai gerenciar os projetos com grande foco no estabelecimento de controles. É preciso uma metodologia que defina escopo e responsabilidades, além de um cronograma assertivo, com revisões e controle de mudanças, auditoria e suporte em geral. Estes são os elementos para um controle e uma entrega eficaz”.
Outra questão que o especialista destaca se refere à necessidade de comunicação, que está completamente atrelada ao sucesso da gestão do projeto.
Já que o sucesso de projeto pode ter como chave a comunicação entre a equipe e os envolvidos. Por isso, que é importante ter um PMO na sua empresa, realizando a gestão adequada dos projetos e dos prazos!
