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O gerenciamento de projetos é essencial para que as ações da sua empresa realmente colham bons frutos. Hoje, veja como é possível mantê-lo de modo assertivo e como melhorar os projetos da sua empresa.
A gestão exige o acompanhamento de todas as fases, o conhecimento das atividades que elas incluem e os seus responsáveis. O cumprimento de prazos e do orçamento é outra questão que ela abarca. Veja como ter sucesso nessa empreitada.
Gerenciamento de projetos: Como fazê-lo de modo assertivo?
A gestão é algo complexo. Ela exige uma série de conhecimentos e cuidados. Não basta começá-la do dia para a noite sem o devido cuidado. Outro ponto importante é que ela pode acompanhar ferramentas tecnológicas que a aperfeiçoam.
Nos itens abaixo você encontra dicas essenciais para a melhoria da gestão dos projetos da sua empresa. Não deixe de conferir como é possível torná-la mais produtiva e assertiva e evite erros comuns.
Especialize-se em gestão de projetos
Hoje existem diversas certificações que se voltam à especialização em gerenciamento de projetos. Elas apresentam inúmeros conceitos e ensinamentos sobre boas práticas de gestão e um manual que auxilia o gestor a melhorar suas atividades.
Existem alguns pontos que são essenciais a um projeto. Dentre eles estão o orçamento, os prazos, os responsáveis pela realização das atividades, as ferramentas de tecnologia e materiais que são necessários ao produto final.
E para cuidar disso tudo é preciso muito estudo. Obter qualificação em gerenciamento é uma forma de aprender com especialistas como fazer corretamente essa gestão.
Uma das certificações mais conhecidas é a PMI, que corresponde a Project Management Institute, que em bom português é Instituto de Gestão de Projetos. Existem diversas certificações que são ofertadas por ele, veja algumas:
- Profissional de Gestão de Projetos (PMP)®: requer ensino médio completo, 7.500 horas de liderança e gestão de projetos e 35 horas de treinamentos;
- Técnico Certificado em Gestão de Projetos (CAPM)®: exige ensino médio completo e 23 horas de treinamento em gerenciamento.
Essas são apenas 02 das tantas certificações que esse instituto oferta. Ele também possui outras que se voltam de forma específica a outras questões, como:
- Gestão de portfólio;
- Análise de negócios do PMI;
- Gestão de cronograma.
O PMI é apenas um dos tipos de certificações. É provavelmente a mais famosa e existem alternativas para quem quiser buscar outras formas de aprender efetivamente como gerir um projeto com sucesso.
Use um software de gerenciamento de projetos
Uma ferramenta que atua muito em prol da assertividade dos projetos são os softwares de gestão. Eles ajudam o responsável pelo gerenciamento a ter uma visão completa sobre o que está acontecendo.
E isso é crucial para que o projeto realmente seja capaz de alcançar o que ele pretende. Da mesma forma que as certificações, existem inúmeros softwares que se voltam à gestão. Veja o que eles devem conter para que realmente sejam efetivos:
- Suporte técnico: é indispensável que o software de escolha para gerenciar os projetos oferte um bom suporte. Isso é essencial para erros no sistema, problemas e dúvidas. Outro ponto importante é que é ele quem dá os treinamentos e instruções para uso correto do software por todos;
- Concessão de relatórios de projetos: o software necessariamente deve dar opções de formatos de relatórios. A concessão de relatórios é um ponto crucial e outro se refere à pluralidade de formatos para melhor visualização;
- Informações sobre o fluxo dos trabalhos: o gerenciamento de projetos só é completo se ele souber exatamente o que está acontecendo, passo a passo. O software deve contar com atualização em tempo real e detalhes;
- Atribuição de tarefas: é importante que na finalização de uma fase ou tarefa o sistema automaticamente notifique o responsável pela próxima fase/tarefa para que dê início à sua responsabilidade;
- Modelos de projetos: um bom software de gestão conta com inúmeros modelos que podem ajudar você a organizar melhor os seus.
Planeje o orçamento e o cronograma de maneira realista
A projeção do orçamento e do cronograma do projeto é algo essencial ao seu sucesso. E eles requerem e o gestor seja realista. Cabe a análise calma e séria de quais são os reais recursos necessários e o tempo para desenvolver atividades.
Caso isso não seja colocado em prática é possível que você se depare com frustrações no projeto. Com o detalhamento de tudo o que é preciso no projeto para que ele alcance seu objetivo, disponha com calma os prazos e valores disponíveis.
Use indicadores de performance
Os projetos e a gestão dele também exigem que haja a aplicação dos indicadores de performance. Caso eles não sejam utilizados, o gerenciamento não é possível, eis que não se disponibilizam os dados reais sobre como está o avanço dele.
Os indicadores ajudam a notar se o projeto segue o cronograma e o orçamento. São capazes de esclarecer pontos críticos e eventuais problemas que o seu projeto esteja encarando.
Aplique metodologias voltadas ao gerenciamento de projetos
A última dica que trazemos para você melhorar a gestão dos projetos da sua empresa se volta às metodologias específicas que existem sobre o assunto. Elas estabelecem passos essenciais e formas de encarar um projeto e ajuda você a padronizá-los.
Hoje existem inúmeros tipos de metodologias de gestão e a escolha depende daquela que se enquadra melhor para cada um dos gestores.
Conheça algumas dessas metodologias.
SCRUM
Essa metodologia se baseia na determinação de Sprints, que são conjuntos de atividades que devem ser terminadas entre uma semana e um mês.
Ele descompacta o projeto e o vê como pequenas sucessões de fases, onde cada fase é um pequeno projeto do qual o próximo depende.
PRINCE2
Outra metodologia bastante conhecida pelos gestores, a PRINCE2 é bastante flexível, de modo que encontra aplicação em diversos tipos de projetos. Ela possui 07 princípios, a saber:
- Adequação do ambiente ao projeto, e não o contrário;
- Aprendizado com a experiência;
- Apresentação contínua das justificativas do projeto, com análise se elas ainda se aplicam;
- Definição detalhada das responsabilidades dentro das fases do projeto;
- Gestão de cada estágio;
- Gerenciamento por exceção;
- Foco nos produtos.
Com essas dicas o seu gerenciamento de projetos se tornará assertivo e conquistará os melhores resultados finais. Não deixe de colocá-las em prática e obtenha a gestão dos seus sonhos.
