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Você já ouviu falar no Project Management? Fique sabendo que esse é um conceito importantíssimo para cada empresa. Ele se refere à gestão de projetos e à atuação de forma coordenada desde o início até a finalização de cada um deles.
Esse conceito não é novo e é algo que se aplica pela humanidade há milhares de anos. O que ocorre é que hoje ele conta com algumas estratégias e ferramentas diferentes, como os softwares de gestão.
Conheça mais sobre ele abaixo.
Conheça tudo sobre Project Management
Esse conceito corresponde ao gerenciamento ou gestão de projetos. Estes são conceitos que revelam o cuidado e o acompanhamento dos projetos que uma empresa realiza. Cada um tem início, meio e fim e deve se repetir em uma única vez.
Um projeto nada mais é do que a concepção e o desenvolvimento de algo, que pode ser um produto, ou um serviço.
Isso demanda esforços que terão um resultado único e cujo objetivo já se alcança por meio dele, não havendo necessidade de repetição.
No desenvolvimento de um produto o projeto dele requer:
- Desenvolvimento da ideia e a concepção da aplicação do produto;
- Mensuração de ferramentas e matérias-primeiras necessárias;
- Distribuição de tarefas;
- Estipulação de prazos;
- Teste e apresentações ao público ou acionistas.
Cada um desses pontos requer cuidados específicos. E esses cuidados não ocorrem apenas na apresentação do projeto, estando presentes ao longo do seu desenvolvimento. O gerenciamento de projeto dá atenção a todas fases e atividades.
Essas fases são coordenadas e seguem uma ordem específica. Uma depende da outra e os resultados dependem da realização conjunta das atividades que as compõem.
O gerenciamento de projetos se revela em todas as fases do desenvolvimento de um projeto, no seu início, meio e fim. É ele quem permite que o resultado final seja conforme o planejado.
Como aplicar o Project Management?
A aplicação do gerenciamento de projetos requer ferramentas, conhecimentos e habilidades sobre o projeto em si e sobre as formas de acompanhá-lo efetivamente. Tudo isso é necessário em cada uma das fases do próprio projeto e de sua gestão.
Conheça quais são as fases do gerenciamento dos projetos nos itens abaixo e como garantir a qualidade de cada uma delas para obter ao final um bom resultado que siga ou até mesmo supere o esperado.
1. Iniciação
É claro que os projetos partem de um ponto inicial, que se dá junto à sua concepção e à mensuração de tudo o que ele precisará para chegar até o resultado final. Essa fase é importante para analisar se o projeto pode se concretizar na realidade.
Todos os projetos devem ser pensados em relação a isso. Muitas vezes pensamos em soluções perfeitas no mundo das idéias e que não encontram espaço ou oportunidade de repetição no mundo concreto.
A iniciação do projeto é a primeira fase do Project Management que aqui se dedica a uma série de questões, como:
- Determinação das partes interessadas no projeto, como líder, equipe, aprovador e patrocinador;
- Reflexão sobre os riscos que o projeto apresenta;
- Determinação de questões referentes às necessidades do projeto, às restrições que ele pode encontrar, seus limites e metas;
- Termo de abertura do projeto, com o detalhamento sobre o que ele pretende, quem está envolvido, quais são as partes interessadas, as suas fases e registro das demais decisões de início, conforme itens acima.
Veja que todas as informações acima são cruciais para qualquer projeto, seja ele arquitetônico, de produto ou de implementação de novas diretrizes internas na empresa. Não importa a natureza, esses pontos sempre serão importantes.
2. Planejamento
O segundo passo do projeto e da aplicação do Project Management se refere ao planejamento. Esse ponto é interessante por deixar o projeto um pouco mais palpável e mais perto de sua execução. Ele determina como se chegar ao resultado final.
É planejamento que determina as fases e as atividades delas para que se chegue ao resultado almejado. Outra questão interessante é que aqui você determina de vez os recursos e os prazos para cada fase e para o projeto completo.
Veja quais são as principais questões que o gerenciamento de projeto lida durante o planejamento:
- Cronograma de atividades;
- Gerenciamento de recursos e de qualidade;
- Estipulação das formas de comunicação;
- Determinação de prazos;
- Ordem das atividades e fases
3. Execução
O terceiro passo do Project Management dentro de um projeto se refere à execução. Ela segue as diretrizes que foram estipuladas durante o planejamento. Isso se refere às atividades, aos recursos e aos prazos para cada fase.
Aqui o gestor do projeto deve se certificar de que as atividades estão caminhando de acordo com o planejado. Não só deve ficar atento aos dados, às métricas e aos indicadores de projetos. Ele é responsável por engajar as equipes e dar a elas o apoio necessário.
O cuidado com o capital humano é de grande importância nessa fase, eis que é ele quem garante que o projeto continuará no seu rumo e executarão as ações que permitem isso.
4. Monitoramento e controle
O uso de ferramentas de gestão de projetos pode ajudar muito nessa fase. Elas captam as informações e as organizam. O responsável pelo gerenciamento pode acessar dados concisos e organizados que lhe informem sobre a situação do projeto.
Isso é importante para que sempre se esteja em dia com o atual status do projeto e de suas atividades. É isso que permite o reconhecimento de erros ou desvios em relação ao projeto inicial.
5. Encerramento
Como falamos acima, cada projeto é único e possui início, meio e fim. O projeto é a reunião dos esforços organizados para se chegar a um resultado. Mesmo que a sua empresa continue produzindo aquele produto, o projeto dele já terminou.
O que se faz após o término do projeto é o uso dos seus resultados ou a repetição em massa do resultado. No caso do produto é a produção daquilo em larga escala para a comercialização.
O papel do Project Management no encerramento do projeto é analisar se ele seguiu o planejamento, quando e porque teve alterações e quais foram as mudanças em relação ao que se esperava e o resultado final.
Muitas vezes a mudança de questões em meio à execução do projeto é que permitem que ele obtenha um resultado final bom que poderia não ter sido possível de acordo com as diretrizes iniciais. E isso auxilia, no futuro, na melhoria da construção de novos projetos.
