Descentralização do RH: o que você precisa saber?

Uma tendência que cresce a cada dia nas empresas é a descentralização do RH. Isso permite que os setores de recursos humanos voltem a sua atenção às atividades mais importantes e retirem, deste local, o foco de todas as atividades de gerenciamento.

Nesse caso o departamento permite que outros colaboradores de outros setores tenham acesso às suas próprias informações. Outro fator é que isso impede o constante chamado ao RH.

Para entender como funciona e vantagens, continue lendo.

O que é descentralização do RH?

Como o nome já indica, descentralizar nada mais é do tirar de um só lugar todas as informações, atividades e dados sobre algo. Nesse caso estamos nos referindo à gestão de pessoas e às inúmeras informações que isso requer.

O RH é o responsável pela gestão de pessoas. O que ocorre é que muitas vezes seus dados podem ficar à disposição de outros setores para agilizar as atividades e para que os próprios colaboradores do RH não percam tempo com questões básicas.

Outra questão importante é que o RH tende a concentrar uma série de atividades que influencia sobre todos os demais setores e suas organizações.

Isso pode atrapalhar a todos quando o departamento não possui modos de compartilhar dados e informações.

Dentre os principais deles estão:

• Férias;
• Banco de horas;
• Horas extras;
• Descontos e adicionais;
• Verificação das marcações de ponto;
• Descrições sobre o cargo, folha de registro e outros documentos relevantes como contrato;
• Recibos de pagamento;
• Comprovante de depósito de valores e outros.

É claro que é preciso sigilo sobre esse tipo de informação. O que não deve ocorrer é a movimentação do RH todas as vezes em que esses dados forem necessários. Veja que um colaborador pode e deve ter acesso aos próprios dados de contrato.

Outros setores, como o financeiro, deve ter acesso ao desenvolvimento da folha de pagamento e aos dados que a compõem. A mesma coisa se refere ao de contabilidade, que deve estar a par dos recolhimentos de impostos e outros.

Note que tudo isso demonstra como a concentração dos dados no RH e das atividades para esse setor pode ser prejudicial. Dentre as principais questões negativas que a centralização no RH promove estão:

• Sobrecarregar líderes do RH e os colaboradores desse departamento;
• Inibir a possibilidade de desenvolvimento de colaboradores de outros setores que possam apresentar soluções ou rapidamente solucionar (na prática) uma questão sem que ela precise passar pelo RH;
• Burocracia nas atividades;
• Possibilidade de erro de dados em razão do alto número de atividades do RH e da retenção delas para trabalho humano e não automatizado;
• Dependência de outras áreas;
• Lentidão na tomada de decisões;
• Queda da produtividade (ou não aproveitamento de todas as suas possibilidades).

Como descentralizar o RH?

Existem diversos métodos que auxiliam a descentralizar o RH de uma empresa. Todos eles levam em consideração a necessidade de não concentração de informações somente para esse setor.

Descentralizando o RH: Informações importantes para os setores e colaboradores

É claro que o RH deve ter acesso às informações de gestão. O que acontece é que não é apenas esse departamento que depende de tais dados para promover suas atividades. O compartilhamento (de modo seguro e privado) auxilia.

Note que os colaboradores de outros setores não precisarão contatar o RH todas as vezes que quiserem alguma informação do setor que não lhe seja completamente privada.

Neste mesmo sentido, veja que os colaboradores podem acompanhar todos os seus dados de pagamentos, descontos, adicionais, prêmios, banco de horas, cartão ponto e gestão de férias quando quiserem.

Esses dados dizem respeito ao seu contrato e devem lhes ser disponibilizados. A mesma coisa ocorre em relação ao contrato de trabalho e à ficha do colaborador.

Como fazer a descentralização do RH com a adoção de sistemas automatizados

Outro ponto muito importante diz respeito à possibilidade de automação de algumas atividades. Note que ao final do mês o RH se depara com inúmeras atividades que são cruciais à empresa e que não dão espaço para atraso ou erros.

Dentre as principais estão o fechamento de ponto e o desenvolvimento do holerite. Essas atividades, quando realizadas manualmente, são burocráticas e massivas e levam à perda de tempo dos colaboradores.

Essas atividades também demandam o uso de inúmeras informações indispensáveis. Elas possuem dados diversos e provém de lugares diferentes. Considere os horários de marcação do cartão ponto e o banco de horas, como um exemplo.

Isso requer a promoção de cálculos, desenvolvimento de documentos e conferência da correspondência das informações. Complexo, não é mesmo? Para evitar esse cenário é possível contratar softwares de controle de ponto e de desenvolvimento de folha.

Eles conseguem captar rapidamente as informações de todos os sistemas, eis que se acoplam entre si. Outra questão interessante é que não há apenas a captação de dados. Há o tratamento deles, com cálculos, ajustes e preenchimentos automáticos.

O RH fica livre das atividades burocráticas e de parar o setor para fazê-las. Outro ponto bastante importante aqui é que com isso os colaboradores de outros setores podem conferir seus dados de maneira fácil e rápida.

Quais são as vantagens em aplicar a descentralização do RH?

Ao longo do texto você deve ter percebido algumas nuances que destacam as vantagens na descentralização do setor de recursos humanos. Ela realmente traz benefícios às empresas, aos setores e aos colaboradores.

Veja quais são os principais para acabar de vez com as dúvidas sobre adotar a estratégia de descentralização do RH.

• Redução das atividades e dos processos operacionais: o RH tende a ser menos demandado por colaboradores que já tem em mãos as informações;
• Maximização da produtividade: com menor perda de tempo e maior acesso às informações, a produtividade tende a aumentar.
• Desburocratização de atividades: Isso se dá no RH, que desburocratiza suas ações e aos demais setores que passam a ter dados importantes em mãos;
• Simplificação de algumas tarefas: a possibilidade de automatização do controle de ponto e do desenvolvimento da folha de ponto simplifica essas tarefas que são maçantes quando manuais;
• Redução de erros e necessidade de repetição de atividades: com a automatização de ações, os erros comuns humanos são evitados;
• Autonomia nas atividades;
• Melhoria no clima organizacional;

Com tudo isso fica claro como a descentralização do RH pode ser benéfico à corporação.