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Uma empresa produtiva e organizada depende de informações em tempo real no RH. Colher e processar dados imediatamente após o registro deles dá ao departamento todas as ferramentas das quais necessita para prestar um bom trabalho.
Isso influencia no lucro e na produtividade da empresa, na organização e no sucesso de suas políticas para seus colaboradores.
Abaixo, veja mais sobre a importância de se apostar em ferramentas com atualização imediata em tempo real.
Qual a importância das informações em tempo real no RH?
Vivemos tempos em que a tecnologia está diretamente atrelada com o desenvolvimento de atividades empresariais. O controle dessas ações deve estar presente e ele se faz possível com o uso tecnológico de forma inteligente.
Imagine o seguinte cenário: a sua empresa possui políticas de organização de horas extras. Conta com um manual em que esclarece as situações que o trabalho extraordinário se faz necessário e o limite de horas para ele.
Não é possível contar tão somente com o bom senso dos colaboradores. Ao RH cabe analisar se essas políticas são respeitadas e tomar providências para corrigir percursos errôneos.
O controle de ponto em tempo real no RH é algo que permite isso. O departamento sabe desde logo qual foi o horário em que um colaborador iniciou e terminou a jornada, se prestou trabalho extraordinário e sua duração e o tempo de intervalo.
É claro que esse tipo de informação imediata não é interessante apenas para fins de gestão de horas – mesmo que esse seja o uso mais recorrente e importante – e cabe em outras situações.
Um bom exemplo de situações em que as informações em tempo real podem ajudar se refere ao controle de logins e acesso aos sistemas e outras ferramentas também demandam o controle e trazem bons resultados ao RH.
Controle de jornada: como obter informações em tempo real no RH?
As empresas possuem alternativas para garantir o controle de informações em tempo real com a obtenção de dados imediatamente após seu registro quando o assunto é jornada de trabalho. E uma das melhores opções condiz ao sistema digital de ponto.
Ele permite que o RH e o gestor acessem a qualquer momento os registros de horários de um colaborador. O sistema demonstra todas as horas registradas até o momento, quantas delas são extraordinárias e eventuais alterações no banco de horas.
Outros fatores positivos desse tipo de controle de jornada é que ele traz outras informações. Elas dizem respeito às férias, às faltas e negociações ou justificativas delas e ao controle de pagamento de horas.
Quando se faz uso de um sistema como esse, o RH tem em mãos informações preciosas e em tempo real, o que permite a correção de ações e o reconhecimento de falhas ou obstáculos.
Outro ponto importante é que o sistema digital de ponto Oitchau não se limita a dar informações em tempo real no RH. Ele realiza todas as ações burocráticas e que podem ser automatizadas. Uma delas é o desenvolvimento do cartão ponto.
A outras possibilidade é sua integração com um sistema de holerites, o que faz com que esses também tenham emissão automatizada e sem desafios à equipe do RH nesse sentido.
O controle digital de jornada é compatível com a lei?
Sim. Ele é previsto desde 2011 em razão da Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego de número 373/2011. Ela foi responsável por permitir que sistemas alternativos de controle fossem possíveis.
Foi isso que permitiu a substituição do livro de ponto e do REP (Relógio de ponto eletrônico, sem informações em tempo real) por sistemas como o da Oitchau que dá acesso aos horários imediatamente após a marcação deles.
Veja o que diz a portaria ministerial quanto à possibilidade de adoção do sistema:
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943; resolve:
Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
§ 1º – O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
§ 2º – Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.
Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.
Dentre outras coisas a portaria estabelece os atributos que são proibidos em um sistema digital de marcação de jornada:
Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
Outra disposição importante se refere aos requisitos do sistema de controle de ponto alternativo, como é o caso do digital:
§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Art. 3º – Fica constituído Grupo de Trabalho com a finalidade de elaborar estudos com vistas à revisão e ao aperfeiçoamento do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – Srep.
Quais são as vantagens na adoção de um sistema digital de jornada para informações em tempo real no RH?
Listamos os principais benefícios de se optar por esse tipo de sistema, veja:
- Ao perceber a ausência de um colaborador, é possível reorganizar as atividades da equipe para que não haja perda de prazos ou para que uma ação não receba a atenção necessária;
- Em caso de desrespeito às regras de jornada é possível conversar com o colaborador para orientá-lo;
- Faltas e atrasos constantes possuem maior controle e podem ser tratados o quanto antes;
- A empresa não perde prazos para concessão de férias;
- Controle do cumprimento de intervalos previstos em lei.
