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O controle de ponto é algo essencial às empresas que possuem mais de 20 colaboradores formais. Essa é uma obrigação imposta por lei e pode ficar muito mais fácil quando há uso de um sistema automatizado Oitchau.
A automatização se refere ao resguardo automático das informações, ao reconhecimento das marcações e à sua organização automática.
Para conhecer mais sobre ele e como funciona continue lendo e veja como a Oitchau é perfeita para você.
Controle de ponto automatizado: como funciona?
O registro de ponto nada mais é do que a anotação dos horários de trabalho durante a jornada do colaborador, incluindo início ao final da jornada e intervalos. Para isso existem diversos métodos e ferramentas.
Antigamente era comum que a anotação fosse feita manualmente, em livros de registros. Depois disso surgiu o registro de ponto eletrônico, que permite a anotação em máquina, com senha, digital ou cartão, como crachás. Em ambos os casos o cálculo de horas extras, jornada, faltas e atrasos era manual, feito por humanos. O que abria possibilidade para para erros, perdas, perigo de fraude, entre outros problemas como falta de transparência.
Esses problemas não precisam mais existir na rotina de nenhuma empresa, pois são facilmente resolvidos com um controle de ponto automatizado!
Sistemas de ponto digitais, como o Oitchau, permitem que os colaboradores batam ponto utilizando celular, tablet ou computador. Os pontos registrados são automaticamente sincronizados com toda a plataforma e já são calculados nos relatórios conforme as regras de jornada da empresa.
O registro do horário é exato e ele automaticamente fica salvo no sistema interno para consultas e análises dos gestores, do RH e do próprio colaborador. Os dados são protegidos contra qualquer tipo de manipulação e possuem cópia em nuvem.
Ao final do mês o sistema é capaz de apresentar corretamente o número de horas extras, banco de horas, faltas, adicional noturno, sobreaviso, entre outras informações essenciais para gerar uma folha de ponto completa e, posteriormente, gerar a folha de pagamento.
Além disso, com controle de ponto automatizado, os funcionários podem fazer pedido de férias ou ausência (para consulta médica, motivo pessoal etc) e os gestores aprovam ou recusam pelo próprio celular ou computador. Sem burocracia, com comunicação em tempo real, e com possibilidade de anexar atestados e comprovantes.
Outra características das plataformas de controle de ponto automatizadas, é que é possível integrá-las com outros sistemas, como os de folha de pagamento, gestão de admissional e até mesmo com máquinas de relógio de ponto (REP).
Quais são as vantagens do controle de ponto automatizado? Veja 04 benefícios
Apenas por essa descrição que fizemos sobre o funcionamento geral de um controle de ponto automatizado, já é possível nota grande diferença dos métodos manuais, que estão cada dia mais defasados.
Para não restar dúvidas, vamos pensar em benefícios. Quais são os principais benefícios que essas funcionalidades digitais podem trazer para sua empresa?
Elimina burocracia e economiza tempo
O primeiro fator vantajoso do uso de um sistema para controle de ponto automatizado como o da Oitchau é que ele diminui em muito a burocracia interna dos setores, principalmente no que diz respeito a comunicação, e economiza tempo automatizando ações que antes precisavam ser feitas manualmente.
Note que nos sistemas tradicionais, como o relógio eletrônico de ponto (REP), somente é possível obter as informações dos horários dos colaboradores ao final do mês, o que atrapalha na organização e na fiscalização do cumprimento de regras internas.
Já com o sistema de ponto digital Oitchau é possível ter em mãos as informações em tempo real. A automatização permite que assim que o colaborador bater ponto, o registro já possa ser consultado no painel de controle pelo gestor. Qualquer problema com folha de ponto, excesso de horas extras ou faltas, pode ser identificado rapidamente pelo RH, evitando prejuízos pois podem resolver na hora.
Cálculos de horas trabalhadas, banco de horas, faltas, sobreaviso e mais, são todos feitos automaticamente pelo sistema e atualizados em tempo real, conforme qualquer alteração feita, como aprovação de ponto ou de um pedido de férias, por exemplo.
Dessa maneira, os funcionários de Recursos Humanos não precisam gastar dias fazendo cálculos manuais, imprimindo folhas de ponto e grampeando atestados. Com controle de ponto automatizado, tudo é digital!
Elimina possíveis erros de cálculo
Com os métodos antigos de controle de ponto, muitas empresas e funcionários tinham problemas – inclusive legais – com horas trabalhadas calculadas de forma errada, com fraudes de ponto e excesso de horas extras injustificadas.
Como o controle de ponto automatizado é digital, tudo é calculado automaticamente pelo sistema, ou seja, por computadores. O que elimina o risco de erro humano ou de má fé. Nenhum registro de ponto pode ser excluído e para alterar qualquer total de hora, é necessário possuir a autorização necessária e tudo fica salvo em histórico.
Com esse sistema total de horas trabalhadas, banco de horas, horas extras, horas noturnas, tudo é calculado com segurança de forma transparente, podendo ser consultado pelos gestores e funcionários. Dessa maneira, evita problemas trabalhistas e pode garantir sempre que as horas estão sendo pagas corretamente e em dia.
Controle de horas extras, férias e faltas em um só lugar
Outra característica essencial dos sistemas de ponto automatizado como o Oitchau, é que a plataforma vai muito além de permitir que funcionários batam ponto.
O sistema também permite fazer gestão de férias e das faltas dos colaboradores. Em caso de ausência justificada, o colaborador pode anexar no próprio sistema o documento que justifique, como é o caso de atestados.
O gestor aceita ou não a justificativa dentro do próprio sistema. Em caso de ausência programada isso também ocorre ali, podendo haver negociações que ficam salvas no sistema de nuvem.
Quanto às férias, o sistema calcula o período aquisitivo e concessivo e notifica as partes quanto à proximidade deles. A negociação de férias pode ocorrer dentro do sistema junto ao cálculo do valor que cabe ao colaborador pelo período de descanso.
Essas funcionalidades permitem que toda essa gestão de ausência seja feita de forma centralizada, em um único lugar, o que facilita muito a rotina no dia a dia e também a comunicação entre funcionários, gestores e o RH.
Mantém todos os dados seguros
Mais uma vantagem é que ele mantém todos os dados devidamente seguros. Ele os reconhece automaticamente e os salva no sistema e em cópia em nuvem.
Isso evita que você perca dados ao longo do tempo e os mantêm longe de qualquer perigo de fraude, alteração ou mesmo de perda em caso de pane no sistema ou outros problemas comuns.
Você pode manter os dados por quanto tempo quiser, cumprindo as leis trabalhistas que exigem a manutenção de algumas informações mesmo depois do término do contrato de trabalho.
