Fraude de ponto: Quais são os tipos? Como prevenir?

Fraude de ponto é, infelizmente, muito mais frequente do que se imagina.

A prática acontece quando um colaborador recebe sem trabalhar ou trabalhando menos do que deveria.

Isso pode acontecer em diversos momentos: quando o colaborador não marca o ponto ao sair para resolver um problema pessoal ou até quando fica nas redes sociais enquanto deveria estar trabalhando.

Vale ressaltar que a fraude de ponto, muitas vezes, não envolve apenas um colaborador. Neste artigo, vamos falar sobre o buddy punching, – o “ponto amigo” – e como preveni-lo!

O que são as fraudes de ponto?

As fraudes de ponto nada mais são do que atos que colocam em dúvida e em risco as marcações presentes no sistema de gestão de horas.

Ou seja, essas fraudes têm por objetivo alterar marcações de modo que elas não refletem a realidade.

Uma vez que um sistema de marcação de ponto tem o objetivo de medir o tempo das jornadas dos colaboradores, ele deve ter informações completas e corretas.

Isto é, dados de entrada e de saída e de intervalos.

Caso essas informações não reflitam a realidade, então estamos diante de uma fraude.

E o cartão ponto com dados que não correspondem ao que realmente ocorreu não é válido e nem utilizável para pagamentos de horas.

Portanto, uma fraude de ponto nada mais é do que uma ação que visa alterar as informações de jornada de modo que elas não digam respeito ao que realmente aconteceu.

Ela pode ocorrer tanto no momento da marcação de horas quanto depois dela.

O que é buddy punching?

O conceito é bem fácil de se compreender. Buddy Punching, ou ponto amigo, é quando um colaborador marca o ponto por outro.

Imagine só a situação: você está atrasado para o trabalho e, certamente, vai ultrapassar os 10 minutos de tolerância para marcar o seu ponto.

O que faz então?

Manda um WhatsApp ao seu amigo pedindo a ele que bata o cartão por você.

Obviamente o nome “ponto amigo” nada tem a ver com amizade. O colaborador que marca o ponto para o amigo recebe por isso.

Afinal de contas, ninguém gosta de correr o risco de graça, certo?

O mesmo conceito se aplica quando um colaborador precisa resolver um problema pessoal urgente e decide sair uma hora antes do trabalho.

Até aí, tudo bem! Mas, em vez de avisar ao RH, ele pede a outro colaborador que marque o ponto por ele no horário certo e, assim, não tenha desconto no salário.

Resumindo, o ponto amigo é nada mais que uma trapaça.

O preço do ponto amigo

Em longo prazo, o ponto amigo impacta seriamente o bolso do colaborador que o pratica.

De acordo com a American Payroll Association, 75% dos colaboradores que pedem para outros marcarem seus pontos, já pagaram o equivalente a quatro horas e meia de seus salários aos “amigos” semanalmente.

Nos Estados Unidos, em que o salário mínimo é de US$7,25, quatro horas e meia de trabalho repassado aos “amigos” equivalem a quase US$150 (aproximadamente R$560) por mês. Em um ano, o ponto amigo equivale a cerca de US$1.560 (R$5.860) por colaborador.

Para as pequenas empresas, o valor representa o que deixam de economizar na folha de pagamento.

Uma vez que a maior parte dessas empresas emprega menos de 20 pessoas, o impacto da prática do ponto amigo por muitos colaboradores é grande!

Assim, meios para prevenir o ponto amigo se tornaram essenciais para a saúde financeira das pequenas empresas.

Você sabe o que é o Ponto Britânico?

O ponto britânico, ganhou esse nome, por um título famoso que os ingleses carregam, que é a “pontualidade britânica”.

São marcações que são fixas, com o mesmo horário de entrada e saída, sem variação de minutos e/ou segundos.

Para que seja mais simples o entendimento, vamos supor que um colaborador tenha uma jornada fixa de 8h por dia, onde o horário de entrada é às 9h, com 1h de intervalo de almoço, de 12h até às 13h, e a saída às 18h.

Quando o colaborador realiza a marcação exata às 09:00, e os demais horários seguindo o mesmo padrão.

Ou seja, 12:00, 13:00 e 18:00, sem nenhum tipo de variação entre o minuto e o segundo em nenhuma das marcações, está caracterizado como ponto britânico.

De acordo com a Constituição da República, existe um limite máximo previamente estabelecido para a jornada laboral, de 8h diárias.

A CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas também possui uma resolução, que está disposta no artigo 74 (descrito abaixo), que torna obrigatória a marcação correta dos horários que são praticados pelos colaboradores.

Ou seja, os horários reais para a efetiva marcação, conforme descrito abaixo:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Devido ao que está disposto em Lei, conforme vimos acima, as marcações britânicas não possuem validade legal, pois não estão refletindo a realidade.

E está passível de ações judiciais, caso aconteça reclamações oriundas de horas extras realizadas pelo colaborador.

O empregador pode sofrer com ações na justiça, e dependendo da forma de marcação de ponto que a empresa atuar.

Ele não terá provas disponíveis para provar que a marcação foi realizada daquela forma pelo colaborador, e que não houve adulteração ou marcação britânica no ponto.

Para as empresas que não cumprirem a legislação corretamente, estão passíveis de aplicações de multas rigorosas, como o caso que ocorreu em um munícipio próximo à Cuiabá, em 2012.

Após análises realizadas pelo Ministério Público, ficou constatado que o ponto de 6 colaboradores estava com marcações britânicas, com horários iguais tanto na entrada quanto na saída, caracterizando o descumprimento das orientações legais.

A empresa teve que pagar uma multa de R$6.000, além das horas que foram reclamadas pelos colaboradores.

Para que a empresa não passe por situações como essa, que pode provocar uma descredibilização no mercado, por conta de ações judiciais.

É importante realizar uma verificação interna e entender quais são os parâmetros que podem ser ajustados, quais os métodos de marcação de ponto podem ser utilizados, seguindo o que está disposto na legislação vigente, para que ela não tenha problemas judiciais.

Quais são as fraudes de ponto mais comuns?

Como vimos, existem diferentes tipos de fraudes que atingem os controles de ponto nas empresas.

Por isso, é importante que os gestores saibam quais são elas e, também, as formas de evitá-las.

Um dos tipos mais comuns de fraude dessa natureza se refere ao “buddy punching”, que é quando um colaborador se passa por outro para fazer o registro.

Note que neste caso o registro ocorre, mas não há como comprovar que foi o próprio trabalhador que o fez.

Outro tipo de fraude é a utilização de marcações britânicas, que correspondem aos registros de horas sem que haja variação de minutos no dia a dia.

A lei desconsidera a validade deste tipo de marcação.

Além disso, existem alguns sistemas que, em razão da ausência de ferramentas de segurança internas, facilitam as fraudes sobre o ponto.

Elas podem ocorrer pela rasura das anotações, extravio de documentos de registro e pela alteração das horas registradas.

Como evitar as fraudes de ponto?

A melhor maneira de combater a fraude de ponto é ser assertivo e ir direto ao ponto. Confira essas dicas!

Use um controle de ponto digital

Por fim, saiba que o uso de um controle de ponto digital também é uma maneira de evitar fraudes de ponto.

Existem alguns sistemas, como é o caso dos manuais e mecânicos, que abrem muitas brechas para ações negativas e antiéticas sobre os registros.

Afinal, eles não conseguem garantir que quem fez a marcação realmente foi o trabalhador.

Igualmente, estes sistemas também permitem a realização de rasuras sobre os registros, bem como de alteração sobre a anotação.

Esses são problemas que não acontecem no sistema digital de jornada.

Portanto, adotá-lo é uma maneira de prevenir fraudes de ponto e de garantir que os registros realmente correspondem à realidade.

O sistema digital é excelente para evitar as fraudes na medida em que requer o uso de biometria (digital ou facial) para a realização de marcações de horas.

Igualmente, ele impede o acesso aos registros e eventuais alterações depois que eles são feitos.

Tolerância zero

Se os gestores ou o RH ainda não tiveram a oportunidade de abordar o assunto de maneira clara e transparente, esse é o momento!

Elabore uma política de marcação de ponto e seja assertivo quanto à intolerância à fraude de ponto.

Depois de pronta, envie o comunicado e a política de marcação de ponto a todos os colaboradores.

Além disso, imprima cópias e deixe à vista para que não haja desculpas.

Use senhas

Implante senhas para a marcação de ponto para cada colaborador.

Utilize senhas de longa sequência e que requeiram letras maiúsculas e minúsculas, além de números e caracteres especiais.

Tudo isso tem a finalidade de dificultar o compartilhamento de senhas entre os colaboradores.

Como o controle digital pode ajudar no combate às fraudes na marcação do ponto?

Existem diversas notícias sobre ações judiciais e processos sobre fraudes no controle de ponto.

Alguns casos tomaram uma proporção maior na mídia devido o tamanho da empresa, outros tiveram uma repercussão menor midiaticamente.

As empresas e os colaboradores estão suscetíveis às fraudes, dependendo do modelo de controle de jornada de trabalho escolhido pela empresa.

Na época da copa do mundo, houve um caso de um servidor público que cometeu a fraude em seu ponto, para acompanhar os jogos na Rússia.

Muitas empresas ainda utilizam a marcação de ponto manual ou em controles que não são aconselháveis, como planilhas em Excel.

E por isso, estão passíveis de sanções legais, em casos de denúncia ou ações trabalhistas.

No que tange o controle do ponto, a legislação brasileira está se atualizando com o passar do tempo, buscando adequação aos novos tempos.

Na portaria 1510, lançada pelo MTE – Ministério do Trabalho e Emprego, são estabelecidos parâmetros para a marcação da jornada de trabalho nas organizações.

Já que antes, as opções para a gestão da jornada de trabalho eram limitadas em duas opções: Manual ou eletrônica, abrindo inúmeros precedentes para as fraudes, marcações indevidas e até mesmo falhas.

Houve novas modificações, com a portaria 373/2011, que adequava as empresas na Era Digital, com novas possibilidades a partir de 2011.

As fraudes eram constantes, e as falhas também ocorriam.

As empresas ainda sofriam com outros problemas, como: problemas na coleta de informações, softwares de coletas desatualizados, atrasos no fechamento da folha, entre outros.

E a partir do REP – Relógio de Ponto Eletrônico, as dificuldades reduziram, mas ainda necessita de melhorias.

A partir desse momento, começamos com o controle de ponto digital, que evita a ocorrência de falhas, fraudes e erros, por ambas as partes.

O controle de ponto ficou mais seguro, e mais simples, tanto para os colaboradores quanto para o setor de Recursos Humanos, responsável pelo processo.

Use a tecnologia ao seu favor

Mais uma vez, a tecnologia é uma aliada importante para a prevenção da fraude de ponto. Conheça as possibilidades:

Ponto eletrônico

A maior parte dos dispositivos para marcação de ponto eletrônico vem com GPS para que a localização do colaborador possa ser acompanhada em tempo real durante o expediente.

Além disso, os colaboradores conseguem registrar o ponto quando estão a uma determinada distância do local de trabalho.

Muitas vezes, basta que o colaborador tenha um app como o Oitchau em seu smartphone e realize o registro de onde estiver.

Biometria

A biometria é também uma maneira de diminuir o problema de fraude de ponto.

Para marcar o ponto utilizando esse sistema, o colaborador precisa da leitura de sua impressão digital.

Em algumas empresas, a biometria é feita pelo leitor de retina.

Quais são as principais fraudes que são evitadas com a implementação do controle de ponto digital?

Existem algumas modalidades de fraude que são mais comuns do que se pode imaginar, conheça elas:

Local de trabalho

Com o ponto manual ou eletrônico, o colaborador que não atua no escritório, como aqueles que prestam serviços na rua ou estão em home office, não teriam acesso para a marcação do ponto, tornando o ponto inconsistente.

Com o ponto digital, é possível realizar a marcação do local que está sendo realizada a marcação.

Independente de onde ele esteja, bem como o horário correto da sua entrada, saída e intervalos.

Dessa forma, a marcação é realizada corretamente, e com precisão.

Marcação da jornada de trabalho para terceiros

Em marcações de ponto eletrônicas ou manuais, é possível que um colaborador faça a marcação do ponto para outro colaborador, caracterizando como fraude.

Com o ponto digital, seja por biometria ou por reconhecimento facial.

Esse registro deve ser realizado pelo próprio colaborador, reduzindo drasticamente as chances de ocorrências de fraudes na marcação.

Descarte problemas maiores que a fraude de ponto

Se a fraude de ponto é algo recorrente na empresa, é bem provável que o problema seja maior e mais grave do que parece.

Aproveite ara ter uma conversa olhos nos olhos com seus colaboradores e tentar chegar à uma solução para aqueles que têm problemas com faltas.