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A comunicação interna de uma empresa é um fator crucial na qualidade dos seus serviços, na produtividade e no alcance da excelência. Os procedimentos somente mantém sua constância e evitam erros caso o diálogo seja possível.
É por isso que é crucial que todos os gestores se atentem à necessidade de construir métodos de comunicação dentro da empresa que sejam efetivos.
Infelizmente, não raro as empresas recaem nos mesmos erros quanto à comunicação, o que a prejudica e, consequentemente, traz prejuízos de igual forma para o desenvolvimento da organização.
Veja quais são esses erros e veja como evitá-los!
Principais erros que prejudicam a comunicação interna de uma empresa
Ao conhecer esses erros você pode identificá-los dentro da sua empresa e tomar medidas para que eles sejam evitados.
Não deixe de continuar lendo para entender como a comunicação da sua empresa pode estar sendo prejudicada e como contornar essas situações!
01. Formalismo exagerado
O primeiro dos erros que listamos é o uso exagerado de formalismo no interior das empresas. Ele se revela na necessidade constante de uso de pronomes e formas de tratamento formais.
Isso pode afetar a empresa de diversas maneiras. Considere que os colaboradores podem se sentir acuados ao puxar conversas ou dialogar com os gestores ao longo da jornada de trabalho, especialmente se eles são tratados com pronomes de tratamento diferenciado.
Outro ponto é que isso tende a criar um vão entre os colaboradores das equipes e os gestores e a empresa passa a impressão de valorizar apenas os trabalhadores do mais alto escalão.
Impossível deixar de citar que o formalismo exagerado atrasa da própria mensagem, que poderia ser direta e passada de forma muito mais rápida com a exposição desde logo do problema ou da solução.
02. Não ouvir opiniões
O segundo tipo de problema que comumente é encontrado nas empresas e que atrapalha de sobremaneira a comunicação interna é a falta de capacidade de alguns líderes em ouvir opiniões alheias.
É preciso destacar desde logo que ao ignorar opiniões alheias ou somente impor a sua própria opinião o líder priva a empresa de crescer e de obter novas vantagens no mercado de trabalho.
Os colaboradores trabalham nos processos internos da empresa e por isso conhecem o que é feito ali, quais são os entraves e os problemas. Diante disso eles são capazes de trazer soluções ou novos métodos que se apresentem mais efetivos para o objetivo empresarial.
É preciso entender que cada pessoa possui qualificações e experiências próprias que podem ter sido obtidas dentro da empresa ou em trabalhos anteriores. Isso cria um cenário efervescente que deve se aproveitar da possibilidade de trocas e de construção conjunta.
Ao ouvir opiniões o líder da equipe pode ouvir soluções para problemas comuns na empresa e pode olhar as coisas de outros ângulos. Ao mesmo tempo se aproxima dos seus subalternos e demonstra dar importância ao que eles têm a dizer.
Tudo isso resulta em aumento da produtividade da empresa e do engajamento dos próprios colaboradores.
03. Ignorar ferramentas de comunicação interna
Outro erro que prejudica a comunicação das empresas e que não poderia ficar de fora da nossa lista é deixar de fazer uso de ferramentas modernas que podem melhorar o contato entre as equipes.
Nesse caso estamos falando tanto da comunicação interna entre os colaboradores de uma equipe e deles com os gestores e entre departamentos.
Muitas empresas insistem em usar primordialmente os telefonemas e isso nem sempre é uma boa escolha!
Considere que questões que não possuem urgência e que são comunicadas por telefone fazem outro colaborador parar o que estava fazendo para ser informado dela.
Isso poderia ser feito de outro jeito, como por mensagem escrita, que não exige que haja interrupção de uma atividade, necessariamente.
É preciso fazer uso de ferramentas modernas para a comunicação interna da sua empresa. Isso inclui serviços de mensagem escrita com redirecionamento para o celular e para o sistema interno e outras tecnologias.
Ao mesmo tempo é imprescindível que a sua empresa desenvolva planos de comunicação que demonstrem para os colaboradores qual é o meio que deve ser adotado em cada caso.
Isso pode melhorar na organização da comunicação e por isso torná-la mais efetiva. Não deixe de considerar modernizar as tecnologias comunicativas da sua empresa!
04. Centralizar a comunicação por e-mail
O quarto erro que prejudica a comunicação interna é centrá-la demasiadamente nos e-mails. Esse problema está relacionado diretamente ao ponto anterior.
Muitas empresas usam o e-mail para comunicar toda e qualquer coisa, justificando essa escolha pelo fato de que podem acessar facilmente o histórico de e-mails e contar com a formalização de diálogos de maneira mais efetiva.
Isso é verdade somente em parte, eis que existem hoje diversas outras ferramentas de comunicação que resguardam histórico e que podem ser usadas como comprovação de negociação, autorização e outros.
Ao centralizar a comunicação por e-mail a sua empresa faz com que ela seja mais lenta e não alcance o objetivo pretendido.
É preciso ir além e deixar o e-mail somente para situações específicas que não tenham urgência.
05. Exagerar no número de reuniões
As reuniões são importantes para que haja o debate de estratégias com base nos resultados. Nelas é possível analisar conjuntamente esses resultados e traçar novos caminhos a partir do sucesso ou não deles.
É inegável que as reuniões são importantes. O que é preciso ter cuidado é no número exagerado desse tipo de encontro para debates.
Existem diversas questões que podem ser resolvidas em um simples e-mail, telefonema ou mensagem. Outros que precisam de tempo para serem desenvolvidos e não cabem em uma reunião.
Considere que não raro as pessoas acabam perdendo o controle dos assuntos que são abordados nas reuniões e isso atrapalha não só a comunicação interna. Atinge a gestão de tempo e a produtividade das equipes.
Para que a comunicação seja efetiva e feita de um modo inteligente as reuniões devem ser revistas e somente realizadas quando forem indispensáveis. Elas podem seguir uma freqüência preestabelecida como mensalmente ou bimestralmente.
É preciso considerar na mesma medida quem são os colaboradores que realmente precisam estar nela e quem pode simplesmente receber os resultados da reunião por comunicado posterior.
Todos esses cuidados melhoram a comunicação interna da sua empresa e refletem nos resultados, na produtividade e no engajamento de suas equipes.
A construção de uma comunicação efetiva é a chave para o sucesso, não deixe de colocar nossas dicas em prática e evitar esses que são os erros mais comuns!
