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É possível definir um programa de compliance como uma forma de garantir que todos os processos que garantem o cumprimento das normas aplicáveis à empresa por todos os seus funcionários e gestores, mas também valores e um espírito ético instilado pelos líderes.
São programas de ação que visam organizar e implementar os procedimentos e recursos necessários para o cumprimento da regulamentação pela empresa.
O programa de compliance extrai-se não só de legislações (nacionais, europeias e internacionais) mas também de convenções ou textos, consoante o setor de atividade da empresa.
Abrange várias e variadas áreas, tais como as regras aplicáveis em matéria de concorrência, respeito pelas condições de trabalho, proteção de dados pessoais, gestão de ativos intangíveis e responsabilidade social corporativa (RSC).
Programa de compliance: Uma questão estratégica para a empresa
A conformidade é o culminar da conformidade. As empresas estão criando programas para treinar seu pessoal operacional nos aspectos mais complexos do arsenal regulatório, mas também com o objetivo de incutir a ética nas práticas de negócios.
A abordagem vai além da lei e dos regulamentos e integra a RSE, questões de diversidade e vida social na empresa. Isso pode parecer uma fonte de custos, mas não é porque se trata de um trunfo em termos de competitividade.
A implementação de tal programa adquiriu uma ferramenta incomparável em termos de organização e desenvolvimento interno e externo da empresa, que garante a coesão dos colaboradores em torno de valores comuns.
Os programas de compliance contribuem para dar uma imagem positiva da empresa, um fator de confiança para clientes e fornecedores e uma garantia de bom funcionamento e boa governação para os acionistas.
Como implementar um programa de compliance na sua empresa?
O processo de implementação de um programa de compliance é baseado em três fases:
- implementação de políticas;
- comunicá-los a todos de acordo com os diferentes níveis hierárquicos da empresa;
- ser capaz de mostrar a vontade de seguir os esforços feitos em todos os momentos.
Este último elemento é fundamental. Requer a assinatura de fichas de presenças durante os treinamentos, relançamento de integrantes da empresa que não seguiram seu programa de e-learning, guardando cópias de cada e-mail de lembrete em determinados pontos.
A implementação de um programa de conformidade significa o endosso e envolvimento da administração sem os quais não há aplicação real.
Após isso, ferramentas como uma carta, um código de conduta, treinamento, monitoramento e auditorias devem ser colocadas em prática para verificar sua aplicação efetiva. Isto implica também uma política de gestão documental rigorosa.
Além do aspecto preventivo, os modelos de compliance devem permitir a detecção de ações não conformes, mas também preservar a opção da empresa quanto à liberdade de se calar ou de revelar os fatos em questão.
A administração da confidencialidade interna, implantando boas práticas organizacionais (gestão de autorizações, por exemplo), técnicas (segurança, criptografia ou anonimato de determinados dados) ou jurídicas (compromissos ou acordos de confidencialidade).
Um bom projeto de compliance não deve se limitar a um inventário lambda, uma cópia / pasta de um país para outro, de uma empresa para outra, é necessário configurar um verdadeiro código de conduta de um trabalho comum e trazê-lo à vida. Não existe um modelo de programa de conformidade que sirva para todos.
Seu sucesso dependerá justamente de sua capacidade de entender as práticas da empresa e seus efeitos no mercado. Uma empresa pode ser compatível, mas se não puder provar, isso não é suficiente.
É necessário ser capaz de demonstrar os esforços empreendidos para controlar o risco a montante. Caso contrário, a responsabilidade da empresa será ainda mais forte.
Responsabilidades do diretor de conformidade
O responsável por esta missão deve ter uma visão global e transversal da empresa. Deve ser capaz de antecipar restrições e riscos. Sua função tem 3 aspectos: assessoria, conscientização e controle.
Para ter sucesso na sua missão, audita as cadeias de delegação de poderes, analisa conflitos de interesses, estabelece um mapa de riscos e garante a rastreabilidade das informações. Identifica as áreas e pessoas expostas, os mecanismos e questões, os pontos de controle e os relatórios necessários.
Para o cumprimento das suas missões, interage com as diversas funções e departamentos, estando vinculado ao mais alto nível de decisão.
Objetivos
O objetivo do programa de conformidade deve ser prevenir práticas anticompetitivas por parte das empresas. Um programa eficaz não deve apenas trazer à tona certas práticas dentro da empresa, mas também prevenir comportamentos futuros por meio de uma boa antecipação.
Como configurar um programa eficaz?
Escolha um programa de compliance “feito sob medida” dentro da empresa e não adote um programa padrão sob o risco de não ser eficaz e liberar um orçamento desnecessário.
O programa deve evoluir junto com a empresa, de forma que seja possível criar uma vantagem competitiva e agregar valor ao negócio em si, considerando todos os riscos e como combatê-los.
A adoção de um programa personalizado tem, portanto, a vantagem de garantir um equilíbrio entre a consideração dos riscos associados ao direito da concorrência e a manutenção de um certo dinamismo comercial, superando todos os obstáculos desnecessários decorrentes da aplicação cega de um programa inadequado.
É essencial que os líderes firmem um compromisso com a empresa para adoção e adesão a um programa de conformidade. Este compromisso pode assumir a forma de um estatuto que deve comprometer o gestor e todas as pessoas que possam comprometer a vontade da empresa
Tal escolha pode revelar-se perigosa, uma vez que poderia levar o Conselho da Concorrência a alargar a sua investigação a todo o grupo.
Crie um órgão interno para empresas especializadas em monitorar e detectar práticas de risco e nomear uma pessoa responsável pela implementação do programa. Essa pessoa deve ser independente e se reportar apenas ao CEO.
Treine as pessoas sob os riscos identificados ao longo do processo de criação do programa de compliance.
O responsável pelo programa deve ter um bom conhecimento dos aspectos substantivos do direito da concorrência para ser capaz de reconhecer e detectar qualquer prática questionável.
O treinamento deve se estender a todo o pessoal que possa tomar uma decisão envolvendo a empresa.
