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Você sabia que a assinatura digital e a assinatura eletrônica não são a mesma coisa? Eles se destinam a fins bem parecidos e pertencem à mesma categoria e apesar disso possuem diferenças bem específicas.
Com o distanciamento entre as pessoas causado pela pandemia de Covid-19 cada vez mais empresas tem procurado aplicá-los no seu dia a dia.
Isso se deve à necessidade de manter as atividades de trabalho que muitas vezes dependem de concessão de autorizações expressas e formalizadas com identificadores.
A mesma coisa ocorre em relação aos documentos de natureza contratual como o próprio contrato de trabalho, folha de pagamento e os cartões ponto.
Saber a diferença entre esses dois tipos de registro é importante para que a empresa saiba qual deles deve escolher e em quais situações cada um pode ser aplicado. Continue lendo para conhecer mais sobre cada um deles.
Previsões sobre a assinatura eletrônica e a assinatura digital na lei brasileira
A Medida Provisória 2.200-2/2001, que hoje corresponde a uma lei, foi a responsável pela criação dessas assinaturas.
Confira como a lei define a assinatura digital e como ela a diferencia da eletrônica, dando validade a ambas:
Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Art. 2o A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz – AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras – AC e pelas Autoridades de Registro – AR.
(…)
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 1o As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.
§ 2o O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Assinatura digital x Assinatura eletrônica
A lei acima citada se refere à validação da assinatura digital. Define que ela corresponde ao elemento de autenticidade de um documento que é criado ou que circula de maneira eletrônica.
Um bom exemplo são os processos jurídicos que atualmente circulam em sua grande maioria de maneira eletrônica. Os advogados por ele responsáveis podem peticionar, apresentar documentos e dar validade a eles pela assinatura do tipo digital.
A assinatura só é digital, conforme a lei acima, caso ela seja apresentada com uma certificação específica. Ela é concedida por meio de um token que é emitido por uma empresa específica e autorizada e possui diversas informações sobre o assinante.
E onde entra a assinatura eletrônica? Ela ilustra o tipo de assinatura que está previsto no parágrafo 2º do artigo 10. Corresponde aos demais tipos de registro e autenticidade que não dependem de um certificador eletrônico.
Sua validade decorre da admissão pelas partes quanto à validade dessa assinatura. Os juristas interpretam que outro ponto que demonstra o cabimento de outros tipos de autenticação de documentos é a previsão contida no artigo 107 do Código Civil:
“Art. 107. A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir.”
Ele corresponde às autorizações que podem ser concedidas por e-mails ou sistemas alternativos. Note que não é uma assinatura digitalizada (feita no papel e depois escaneada ou fotografada) e sim originada logo no ambiente digital.
É esse o tipo de assinatura que pode ser usada dentro da sua empresa para manter o trabalho em home Office sem que haja perigo e questionamentos se um documento ou permissão é autêntica ou não.
Abaixo, confira como a sua empresa pode se valer da assinatura de natureza eletrônica para melhorar seus processos, modernizar-se e constituir uma instituição moderna.
Assinatura eletrônica traz modernidade às empresas
Esse tipo de assinatura dá à sua empresa a oportunidade de se modernizar. É preciso ter em mente quais são as tendências das relações de trabalho e da prestação de serviços.
Uma das questões que é uma tendência absoluta para as relações de trabalho do futuro (e que já está sendo colocada em prática de forma expressiva) é o home Office.
Muitas empresas ficam confusas em como manter a validade dos documentos e o trabalho em pleno vapor mesmo com o distanciamento e serviços remotos. A resposta está na adoção em sistemas modernos.
Com um sistema com assinatura eletrônica a sua empresa pode continuar suas atividades sem qualquer tipo de prejuízo. O gestor pode assinar eletronicamente autorizações, manuais de regras e disposições gerais.
Já os colaboradores podem validar diversos documentos como o holerite e principalmente o controle de ponto digital.
O sistema Oitchau oferece a oportunidade de manter o controle de jornada do colaborador de qualquer lugar que ele esteja bastando ter em mãos um celular ou tablet. Ao mesmo tempo ele permite que haja a validação de documentos (cartão ponto, atestados e outros) no mesmo espaço e para isso concede a assinatura eletrônica.
Qualquer empresa que queira se manter relevante deve levar essas possibilidades tecnológicas em consideração. E elas não são importantes apenas para o home Office, sendo aplicadas para o trabalho presencial.
Para esses casos ela facilita a marcação de ponto para colaboradores em viagem a trabalho e a concessão de autorização e validade em documentos mesmo que ele esteja longe da sede da empresa no momento.
Esse é um método inteligente de automatizar parte das atividades. É possível torná-las mais efetivas, seguras e devidamente correspondentes com a lei.
A assinatura eletrônica pode ser utilizada para diversas questões dentro da empresa. Basta que a organização desenvolva um termo adicional de contrato de trabalho em que ela e o colaborador atestam a validade dos registros.
Por ora essa autorização pode ser dada até mesmo por e-mail e outros meios geralmente usados pelo colaborador e que resguardem meios de autenticação deles.
