Gestão de pessoas online: como funciona?

A gestão de pessoas online não se limita a uma realidade, visto que a pandemia trouxe mudanças relevantes para as empresas. 

Com o aumento do trabalho em home Office a gestão virtual se tornou cada vez mais crucial.

Ela foi uma das principais soluções para a manutenção das atividades empresariais com qualidade e produtividade mesmo que à distância.

E saiba que essas ferramentas não são uma tendência passageira.

Elas são o futuro para o RH das empresas e serão essenciais para o crescimento e modernização empresarial.

Gestão de pessoas online: entenda como acontece!

A gestão de pessoas nada mais é do que o gerenciamento e direcionamento dos colaboradores de uma empresa de modo que eles possam melhorar suas atividades, produtividades.

Ao mesmo tempo considera como a empresa pode promover melhorias que impactem a qualidade de vida desses colaboradores.

A gestão online corresponde à possibilidade de exercer essas atividades de engajamento, promoção de melhorias na empresa em relação aos colaboradores e treinamento deles para o ambiente virtual.

Nesse caso são utilizadas ferramentas de automatização de algumas tarefas e outras que realmente permitem que os trabalhos sejam realizados independentemente da localização dos gestores e dos colaboradores.

Confira abaixo algumas ferramentas de gestão de pessoas online e em quais áreas elas são aplicadas e as vantagens do uso em cada caso.

01. Controle digital de jornada Oitchau

Nossa primeira dica para possibilitar a gestão de pessoas de maneira virtual é a utilização de um sistema digital de controle de ponto como o oferecido pela Oitchau.

Esse modelo de sistema oferece diversas vantagens às empresas e elas se aplicam sobre a própria instituição, os colaboradores e o trabalho dos funcionários do departamento de recursos humanos.

Um desses benefícios corresponde à possibilidade de acompanhamento da jornada do colaborador em qualquer momento do mês.

Os relógios de ponto eletrônico comuns somente permitem que a conferência ocorra ao final do período mensal.

Isso pode causar diversos prejuízos à empresa como de natureza financeira pelo exagero no número de horas extras prestadas.

É preciso ter em mente que a análise periódica do cartão ponto permite que o RH obtenha informações sobre diversas questões relacionadas ao colaborador.

O respeito às políticas internas de horas, faltas ou atrasos constantes que podem indicar deficiência no engajamento, entre outros.

Outro ponto relevante do controle digital de jornada para a gestão de pessoas online é que a própria marcação do ponto pode ser feita pelo computador, tablet ou celular.

Isso se aplica aos colaboradores que atuam na prestação de serviços externos ou aqueles em home Office.

Lembre-se que o trabalho remoto se mostra como uma tendência que já está em prática e que deve ser cada vez mais adotada pelas empresas.

Ter uma forma de manter o controle de horas de maneira inteligente é uma grande sacada.

Em relação à gestão virtual tem-se que o sistema de ponto digital como o Oitchau concede abas e sessões para a apresentação de justificativa de faltas (como atestados) e para a comunicação de ausências programadas.

Todo o histórico de aceite do gestor quanto aos documentos de justificativa da falta ou ao pedido de ausência programada ficam registrados em um sistema seguro.

O RH não precisa se preocupar em realizar cópias de documentos e outras vias que comprovem a entrega do atestado, como no exemplo, à empresa.

Isso diminui a burocracia e deixa tudo mais tecnológico e protegido.

Falando em burocracia, impossível deixar de citar que o sistema digital é capaz de gerar ao final do mês os holerites e cartões ponto de uma empresa de forma automática.

Os cálculos são precisos e levam em consideração as características de cada um dos contratos.

02. Timesheet Oitchau

Outra ferramenta que é de grande auxílio para a gestão de pessoas online é o Timesheet.

Ela é muito interessante por melhorar a distribuição de tarefas e projetos dentro de um setor ou de uma empresa.

Com ela se torna possível mensurar os resultados que um colaborador poderia apresentar dentro de um projeto. 

Alguns dados utilizados são o número de tarefas já entregues por um colaborador dentro um período de tempo e quantas delas cumpriram o prazo.

A gestão se torna muito mais efetiva por permitir a distribuição das tarefas de maneira mais assertiva e de modo a alcançar sucesso no menor prazo possível.

Além disso, é possível integrar com outras ferramentas, como o Asana, Trello, entre outros. 

03. Avaliação

A terceira ferramenta para a gestão de pessoas online que selecionamos para você é a Avaliação.

Ela é de grande ajuda na análise do desempenho dos seus colaboradores perante metas pré-estabelecidas.

Outro fator interessante é que ela dá um direcionamento que auxilia na definição do sistema de recompensas.

Isso é importante para o engajamento dos colaboradores e manutenção ou aumento da produtividade.

04. Trello

O Trello não poderia deixar de constar nessa lista, eis que se tornou um dos tipos de ferramentas mais utilizados no mercado de trabalho.

Com uma interface fácil e intuitiva ele permite que várias pessoas trabalhem sobre uma planilha.

Dentro desta há sessões com colunas em que são distribuídas atividades.

É possível adicionar informações quanto aos prazos de cada atividade, observações, requisitos e outras questões importantes.

O Trello permite que haja a comunicação dentro das abas de atividades e é por isso que ele é importante. Permite trabalho conjunto, com comunicação e à distância.

Outro fator que destaca essa ferramenta é a possibilidade de controle de tempo utilizado pelo colaborador para realizar determinada atividade.

Ali ele pode apontar quando começou e quando a terminou, o que pode ser utilizado para mensurar a produtividade dele.

05. Zoom e outras ferramentas de comunicação

A comunicação é imprescindível para que a gestão de pessoas online seja possibilitada e mantenha a qualidade.

Ela deve ser rápida, sem percalços e sem atrapalhar as demais pessoas que compõem a equipe.

A empresa deve estabelecer regras claras de comunicação, principalmente quando ela ocorrer à distância.

Para manter esse diálogo as melhores ferramentas são o Zoom, destinado para reuniões online com videochamada.

O WhatsApp, que permite o contato de maneira rápida e por ligação, mensagem escrita, de áudio ou ligação, entre outros.

Existem diversas ferramentas para esse fim e a sua empresa deve pensar em qual é a melhor para sua realidade e aplicá-la para toda a instituição.

A empresa tem a obrigação de fazer a gestão de horas dos colaboradores office?

Sim, tem.

Hoje a lei prevê que somente não precisam de controle de jornada (e contabilização de horas) os colaboradores que são contratados para trabalhar em home office por projeto.

Isto é, para entregas pontuais e atividades específicas. Veja:

 Art. 75-B. Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não configure trabalho externo.

• 2º O empregado submetido ao regime de teletrabalho ou trabalho remoto poderá prestar serviços por jornada ou por produção ou tarefa.
• 3º Na hipótese da prestação de serviços em regime de teletrabalho ou trabalho remoto por produção ou tarefa, não se aplicará o disposto no Capítulo II do Título II desta Consolidação. 

O capítulo II do título II da CLT diz respeito justamente ao controle de horas. Desse modo, quando o contrato home office não for por produção ou tarefa, aplica-se a obrigatoriedade da gestão de horas.

Ou seja, todos os colaboradores que trabalham em home office e possuem no contrato a exigência ou indicação de uma jornada diária e semanal deverá, também, ter o controle destas horas de trabalho.

Para isso, como vimos, existem ferramentas modernas, como é o caso do controle Oitchau, que permite a gestão perfeita com dados em tempo real sobre as jornadas e seus desdobramentos.

Como funciona o papel do gestor de pessoas no estilo home office?

Não se engane, com a gestão remota de pessoas o gestor continua com as mesmas  atribuições que teria presencialmente.

Ou seja, ele ainda tem um papel de liderança que deve orientar os colaboradores da equipe e ajudá-los na execução de suas atividades.

É claro que ao fazer a gestão de pessoas em home office algumas coisas mudam.

Por exemplo, a forma de comunicação, a gestão de horas e o acompanhamento das atividades e do avanço de projetos.

Todavia, isso muda em relação a como é feito, e não na necessidade de ser feito.

Isto é, ocorre uma adaptação frente à mudança de formato de trabalho, mas as tarefas de gestão não são abandonadas ou reduzidas.

Como fazer gestão de pessoas em home office? Dicas valiosas

Para isso, não deixe de usar ferramentas modernas, como o sistema de ponto Oitchau, que ajuda você a obter dados em tempo real e, ainda, cumprir a lei em relação à gestão da jornada dos colaboradores.

Além disso, busque manter contato com a sua equipe. Mesmo que ela tenha liberdade de horários, estipule dias em que haverão reuniões online.

Ainda, busque saber sempre como estão seus colaboradores e ofereça apoio para ajudá-los na adaptação ao trabalho remoto.

Também, não deixe de usar um software de gestão de projetos para acompanhar de perto o avanço das atividades e como elas acontecem.

Com isso, tome as melhores decisões como gestor! Neste caso, use junto à ferramenta um timesheet, como o Oitchau