Como a substituição dos envios do CAGED e da RAIS pelo eSocial impacta no RH?

O CAGED e a RAIS foram atingidos por uma Portaria publicada pelo Governo Federal no ano passado e que foi responsável por substituí-los pelo eSocial.

A regra determinou que essa substituição se daria a partir desse ano, com simplificação de envio de dados e extinção de obrigações acessórias.

E como isso impacta nos serviços do RH? O que esperar do futuro dessas obrigações? Há maior ou menor risco às empresas? Continue lendo e confira abaixo essas e outras informações relevantes.

CAGED e RAIS substituídos pelo eSocial: Conheça a Portaria 1.127/2019

Confira as previsões legais que levaram à substituição dos sistemas pelo eSocial:

PORTARIA Nº 1.127, DE 14 DE OUTUBRO DE 2019

Define as datas e condições em que as obrigações de prestação de informações pelo empregador nos sistemas CAGED e RAIS serão substituídas pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial. (Processo nº 19965.103323/2019-01).

O SECRETÁRIO ESPECIAL DE PREVIDÊNCIA E TRABALHO DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, no uso da competência que lhe confere o inciso I do art. 71 do Anexo I do Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, e tendo em vista o disposto na Lei nº 4.923, de 23 de novembro de 1965, e no Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, resolve:

Art. 1º A obrigação da comunicação de admissões e dispensas instituída pela Lei nº 4.923, de 23 de novembro de 1965, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED, passa a ser cumprida por meio do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial a partir da competência de janeiro 2020 para as empresas ou pessoas físicas equiparadas a empresas, mediante o envio das seguintes informações:

I – data da admissão e número de inscrição do trabalhador no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do trabalhador;

II – salário de contratação, que deverá ser enviado até o dia 15 (quinze) do mês seguinte em que ocorrer a admissão;

III – data da extinção do vínculo empregatício e motivo da rescisão do contrato de trabalho, que deverão ser prestadas:

a) até o décimo dia, contado da data da extinção do vínculo, nas hipóteses previstas nos incisos I, I-A, II, IX e X do art. 20 da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990;

b) até o dia 15 (quinze) do mês seguinte em que ocorrer a extinção do vínculo, nos demais casos;

IV – último salário do empregado, que deverá ser prestada até o dia 15 (quinze) do mês seguinte em que ocorrer a alteração salarial;

V – transferência de entrada e transferência de saída, que deverão ser prestadas até o dia 15 (quinze) do mês seguinte a ocorrência;

VI – reintegração, que deverá ser prestada até o dia 15 (quinze) do mês seguinte a ocorrência.

Parágrafo único. As pessoas jurídicas de direito público da administração direta, autárquica e fundacional, que adotem o regime jurídico previsto no Decreto-lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, bem como as organizações internacionais, até que estejam obrigadas a prestar as informações previstas neste artigo ao eSocial, e as empresas que não cumprirem as condições de que trata o caput deverão prestar as informações por meio do sistema CAGED, conforme Manual de Orientação do CAGED.

Art. 2º A obrigação contida no art. 24 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, combinada com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, que institui a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir do ano base 2019, pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, referentes a todo o ano base:

I – data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado, salvo as informações relativas aos servidores da administração pública direta, indireta ou fundacional, das esferas federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, não regidos pela CLT, as quais deverão ser enviadas até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao do início de suas atividades;

II – data e motivo da rescisão de contrato, bem como os valores das verbas rescisórias devidas, que deverão ser prestadas nos prazos previstos nas alíneas “a” e “b” do inciso III do art. 1º;

III – valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com a correspondente discriminação e individualização dos valores, que deverão ser prestadas até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao vencido.

Parágrafo único. Para as demais pessoas jurídicas de direito privado e de direito público, bem como pessoas físicas equiparadas a empresas, fica mantida a obrigação prevista no Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, seguindo o disposto no Manual de Orientação do ano-base, que será publicado no mês de janeiro de cada ano, no portal www.rais.gov.br;

Como a substituição do CAGED e RAIS pelo eSocial afeta as empresas e especialmente o RH?

É claro que as empresas e o RH delas sofrem reflexos da alteração que levou ao afastamento do uso de dois sistemas e unificação da concessão de informações para o eSocial.

A boa notícia é que os impactos são positivos! Isso se deve ao fato de que às empresas e ao RH delas não será mais preciso prestar as mesmas informações em sistemas diferentes. Outro ponto importante é que há concentração em um só local dos dados necessários.

Isso facilita consultas às informações de contrato, desenvolvimento de documentos, fiscalização pelo Governo Federal e torna todo o processo mais transparente. Impossível deixar de se falar na possibilidade de diminuição das tarefas burocráticas do RH, como envio da jornada de trabalho dos colaboradores, horas extras, folha de pagamento, etc.

Que com essa alteração pode economizar o tempo que seria gasto no acesso a sistemas diferentes que, no final das contas, possuem as mesmas aplicabilidades.

Outro ponto relevante é que segundo o Secretário Especial de Previdência e Trabalho, Rogério Marinho, as empresas foram beneficiadas significativamente com a diminuição de obrigações.

O que ocorre é que houve a unificação dessas obrigações em um só lugar e isso tende a tornar os processos mais ágeis.

Isso igualmente cria expectativas de que em um futuro próximo novas obrigações sejam afastadas e haja a desburocratização gradual dessas atividades.

Quais são os documentos que podem ser anexados no eSocial, que agora substitui CAGED e RAIS?

Agora que o eSocial substitui outros sistemas e documentos, como CAGED e RAIS, fazendo a unificação dos sistemas, veja os documentos que podem ser integrados a ele:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).

Quais são os principais benefícios do eSocial e da substituição do CAGED e da RAIS?

Confira os principais benefícios que essa unificação proposta pelo eSocial oferece para as empresas!

Simplificação

A primeira das vantagens da unificação proposta pelo eSocial, que substituiu CAGED e RAIS, é justamente essa simplificação.

Agora não há necessidade de que haja o preenchimento de vários documentos diferentes. Aliás, alguns deles, como acabamos de ver, acabaram de deixar de existir.

Com essa mudança há o preenchimento automático dessa documentação, pois há o cruzamento de informações.

Seus colaboradores do RH e demais setores, como contabilidade, também ficam menos atarefados com essas tarefas e podem se voltar a projetos mais importantes para a empresa.

Correção automática de erros

Outro benefício inegável dessa unificação da RAIS e CAGED dentro do eSocial, que substitui esses outros documentos e sistemas, é que isso permite a correção de erros.

Essa correção se dá por causa da massiva presença de dados de inúmeros órgãos. Com o cruzamento destas informações, é possível que o próprio sistema identifique erros.

E ao fazê-lo, corrige-os, evitando problemas futuros. Isso também é importante para a fiscalização dos órgãos públicos.

Desburocratização

Com a diminuição de tarefas de preenchimento de documentos e envio deles, também há a desburocratização dos setores da sua empresa, especialmente pelo RH.

Afinal, o eSocial promove uma espécie de automatização de várias tarefas antes impostas ao departamento de recursos humanos.

Além disso, uma vez informados dados dentro do sistema, eles automaticamente preenchem todos os relatórios que dependem deles.

Não há repetição de tarefas e o RH volta sua atenção para projetos de gestão de pessoas, podendo somar muito mais à empresa.

Melhor comunicação com órgãos governamentais

Por fim, essa unificação também promove a melhoria da comunicação entre as empresas e os órgãos governamentais.

A informação de dados é segura e o processamento deles é automático, de forma que o controle deles é mais fácil.

Além disso, você pode corrigir erros de relatórios, assim como eles podem ser corrigidos de modo automático pelo sistema inteligente.

Portanto, em resumo, a unificação do eSocial e substituição do CAGED e da RAIS traz facilidade, afasta a burocracia e agiliza as atividades das empresas.