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Uma das principais dificuldades ainda encontradas pelas empresas diz respeito à comunicação interna. Infelizmente as organizações não raro se deparam com percalços em que o diálogo não é efetivo ou a sua ausência causou problemas.
A comunicação é essencial para que os serviços sejam prestados pelos colaboradores com a sintonia necessária. Ele permite o debate, a construção de novas ideias e soluções e o crescimento profissional e pessoal de cada um dos empregados, sejam eles subalternos ou gestores.
Ela é igualmente responsável pela obtenção de dados e informações importantes pelos funcionários de maneira organizada.
Existem algumas formas de melhorar a comunicação dentro de suas equipes e ente elas.
Abaixo, confira as dicas que separamos especialmente para você e se livre de problemas causados pela comunicabilidade falha eventualmente existente na sua empresa.
O que significa comunicação interna?
Chama-se de comunicação interna a troca de informações e de conhecimentos dentro de uma organização.
Portanto, dentro de uma empresa ela nada mais é a forma como dados são compartilhados, o tipo de linguagem utilizada e os canais usados para isso.
Por meio da comunicação interna é possível criar conexões entre a empresa e os colaboradores. Além disso, estes tendem a conhecer mais e se aproximar da cultura organizacional, de seus valores e políticas.
A comunicação interna é formada por uma série de coisas, tais como:
- Canais de comunicação interna: aplicativos de mensagens, redes sociais da corporação, etc.;
- E-mails internos;
- Notícias internas da empresa, como em jornais e publicações feitas da empresa para seus membros;
- Mensagens da liderança, com comunicados e discursos;
- Reuniões, etc.
A comunicação interna envolve, além das diferentes formas de se comunicar, o estabelecimento de como elas devem ser utilizadas.
Por exemplo, é possível estabelecer qual é o canal ideal para cada tipo de comunicação quanto ao destinatário, à mensagem e a urgência dela.
Quais são os benefícios da comunicação interna?
O desenvolvimento de uma boa comunicação interna é capaz de trazer muitos benefícios para uma empresa.
Saiba quais são os principais deles e, na sequência, como melhorar a comunicação interna na empresa.
Agilidade
Quando a comunicação é eficiente e feita da maneira correta, a empresa ganha agilidade. Afinal, os destinatários das informações as recebem de maneira mais rápida e clara.
Com isso, a tomada de decisões é melhorada. Consequentemente, ordens, reuniões e ações da empresa também são mais rápidas.
Produtividade
Empresas que mantêm uma boa comunicação interna alcançam maior produtividade.
A produção tende a melhorar na medida em que as mensagens ganham clareza e são passadas pelos canais corretos.
Com isso, as pessoas têm acesso a elas de maneira mais rápida e não perdem tempo com mensagens sem urgência ou passados por canais incorretos.
Melhoria do clima organizacional
O clima organizacional depende completamente de uma comunicação de qualidade. Em caso contrário, ele nunca alcançará o seu potencial, bem como será falho.
A comunicação é a forma como as pessoas trocam informações entre si. Igualmente, é essencial ao convívio. Por isso, se ela é falha, essa convivência também o será. Desse modo, a empresa ganha ao trabalhar sobre a comunicação.
Cultura organizacional
Os colaboradores tendem a compreender melhor e a se aproximar da cultura da organização, tanto em relação aos seus valores quanto aos princípios e objetivos.
Retenção de talentos
Uma empresa com uma boa comunicação interna também é mais próxima de seus colaboradores.
Eles se sentem à parte do que acontece ali e, por isso, têm o sentimento de pertencimento.
Além disso, a comunicação interna os auxilia no exercício de suas atividades e na qualidade dos resultados.
Isso é importante não apenas para a organização, mas também para o profissional que passa a dar mais valor para suas atividades.
Tudo isso faz com que haja a retenção de talentos. As taxas de turnover tendem a melhorar, pois os profissionais que se sentem bem na empresa pretendem permanecer nela.
Isso também reflete na diminuição de gastos com processos de seleção e recrutamento e, também, de rescisão.
Como melhorar a comunicação interna de uma empresa?
Quantas vezes algum problema na sua empresa não decorreu da falha na comunicação entre os colaboradores ao longo da jornada de trabalho?
Nesses casos podem ocorrer perdas de prazos, tomadas de decisões não indicadas para a situação e vários outros desentendimentos que poderiam ser evitados de maneira fácil.
O diálogo não é importante apenas nas relações sociais e familiares, sendo imprescindível dentro de uma empresa. É por meio dele que se torna possível o desenvolvimento de novas ideias e a construção de uma verdadeira coesão entre a equipe.
A comunicação é um elemento que deve ser estudado com cuidado para que flua e alcance seus objetivos de compartilhamento de ideias e desenvolvimento conjunto dos colaboradores.
Para ajudar a sua empresa a melhorar ainda mais a comunicabilidade nós separamos algumas dicas que podem fazer toda a diferença para o alcance dos seus objetivos, a produtividade e o sucesso empresarial.
Centralização das informações
Uma medida que é crucial para a qualidade da comunicação interna de uma empresa é centralizar-se as informações referentes às equipes.
Considere que quando as informações se encontram de forma esparsa torna-se muito mais difícil alcançá-las integralmente e aí há o perigo de que algum dado importante não seja considerado na hora da tomada de decisão ou cumprimento de alguma tarefa.
Ao centralizar informações os colaboradores não precisam acessar diversos meios (como sistema interno rede, e-mail e agenda compartilhada) para obtê-las.
Basta que ele se dirija a um lugar para obtê-las de maneira completa sem o perigo de incorrer em erro pela ausência de dados.
Transparência é essencial
Conforme já citado a comunicação interna das empresas se refere ao mesmo tempo à organização das informações e ao diálogo dentro das equipes e entre os setores.
Ela demanda transparência dos envolvidos para que ocorra de forma a obter o sucesso desejado.
Imagine a hipótese, que já foi tão comum nas empresas, em que o gestor guarda a maioria das informações para si mesmo, apenas delegando tarefas sem esclarecimento.
Nesse caso existem diversos problemas, relacionados à mecanização do trabalho, ao impedimento de desenvolvimento dos funcionários da equipe e do próprio desconhecimento sobre o que realmente se está executando.
Quando a equipe está conectada com seu gestor e não existem medidas e planos sendo feitos por baixos dos panos a chance de que a operação seja bem sucedida aumenta em grande escala.
Todos os trabalhadores têm consciência do que estão fazendo e onde querem chegar e como podem auxiliar a equipe nessa busca.
Outro ponto relevante é que essa transparência permite que os funcionários de uma equipe possam efetivamente participar de decisões e de desenvolvimento de ideias.
Muitas vezes eles têm experiência e conhecimentos que podem trazer uma nova visão à equipe com novas soluções visando o mesmo fim.
Elimine a burocracia para a troca de informações
Considere informações que os colaboradores necessitam para realizar seus trabalhos diariamente. A partir disso é importante que haja a facilitação do acesso delas, diminuindo a burocracia para isso.
Essa é uma ação que leva à diminuição da perda de tempo com processos burocráticos e desnecessários.
Não é possível deixar de considerar igualmente que a forma de comunicação deve ser pensada em relação à burocracia que ela demanda.
Um bom exemplo se refere à troca de e-mails. Dentro de um ambiente formal é normal que haja uma saudação inicial, uso de termos que acabam “enrolando” o assunto e outros tipos de vícios.
A sua empresa pode estipular, desde logo, estipular a eliminação deste tipo de formalidade para a comunicação interna.
Pode parecer algo pequeno, mas economiza muito tempo do trabalhador em longo prazo e permite que o diálogo se desenrole de maneira mais rápida e direta.
Torne seus gestores acessíveis
De nada adianta a eliminação da burocracia e formalidade interna se ela se limitar ao meio digital. Tenha em mente que a comunicação com os colaboradores depende de um gestor que se mostre aberto ao diálogo.
E não basta tentar criar o diálogo, é preciso que ele se mostre atento ao que o colaborador tem a dizer independentemente do grau hierárquico.
Uma boa forma de colocar isso em prática é, no mesmo sentido do item anterior, desburocratizar e eliminar formalidades desnecessárias.
Termos como “doutor” e “senhor” podem ser afastados sem que isso afaste o respeito. Um ambiente em que todos são chamados pelo nome, sem qualquer tipo de prenome, demonstra que todos estão falando de igual para igual.
Os colaboradores tendem a se sentir mais dispostos a puxar conversas e procurar os gestores para oferecer ideias e novas estratégias quando esses cuidados são tomados.
Invista em canais estratégicos de comunicação interna
Nossa última dica se refere aos meios que são utilizados por sua empresa para promover a comunicação entre os colaboradores de uma equipe e entre os próprios setores.
Existem diversos softwares que podem ser contratados pela sua empresa, que permitem o compartilhamento interno de arquivos e as conversas em tempo real.
Muitos deles dão acesso a ambientes de trabalho conjunto realizado à distância, com uso simultâneo de uma mesma planilha.
É importante que a forma de comunicação seja ágil e acessível. É possível evitar o uso de telefonemas que podem demandar mais tempo do que uma mensagem em tempo real.
E-mails e outros tipos de comunicação do tipo devem ser reservadas para questões específicas.
Considere contratar uma plataforma que ofereça comunicação rápida e que demonstre quais mensagens possuem teor de urgência, dentre outras facilidades que podem ser encontradas nos programas do tipo.
Não deixe de colocar em prática as dicas que listamos acima e garanta a melhoria na comunicação interna da sua empresa!
Aposte no controle de ponto Oitchau para melhorar a comunicação interna
Por fim, nossa última dica para melhorar a comunicação que ocorre internamente nas empresas é apostar no controle de ponto Oitchau.
E, sim, sabemos que em um primeiro momento essa indicação pode parecer perdida e sem conexão com as demais.
Contudo, é aí que você se engana!
O controle de ponto Oitchau é uma ferramenta digital que faz uso de tecnologias modernas, como inteligência artificial (AI). Com isso, não se presta apenas à gestão de jornada, mas ajuda em inúmeras outras frentes.
Esse controle, antes de tudo, é digital e ocorre em tempo real. Dessa maneira, ele capta todos os dados de marcação no mesmo momento em que são concedidos. Da mesma forma, ele realiza o cálculo automático de horas extras, faltas e banco de horas.
Isso, por si só, já é incrível, especialmente para o RH, mas também para o relacionamento entre os colaboradores e a própria empresa, bem como para o cumprimento das leis trabalhistas.
Mas esses não são os únicos benefícios que o controle de ponto Oitchau oferta às empresas. Ele, em verdade, pode atuar diretamente sobre a melhoria da comunicação interna. Os motivos disso é o que você confere nos itens que seguem.
Faltas programadas
Primeiramente, o sistema digital de controle de jornada Oitchau melhora a comunicação interna na medida em que permite a negociação e informação de faltas programadas, independentemente do motivo delas.
Assim, o colaborador e o gestor possuem um espaço onde podem conversar, dentro do sistema de controle de ponto, quanto às ausências necessárias. Dessa forma, é possível promover a organização da empresa.
Mas não só isso, também se garante em mãos um histórico sobre as ausências e negociações entre colaborador e gestor.
Comprovação de justificativa abonadora de falta
Da mesma forma, o sistema de controle de ponto Oitchau também possui um espaço no qual os colaboradores podem apresentar as justificativas de suas faltas.
Por exemplo, atestado médico ou de acompanhamento de filho menor de idade.
E, com isso, novamente a empresa detém um histórico sobre a falta, bem como sobre o aceite do documento e o abono da ausência, se for o caso. Da mesma forma, note que com isso o trabalhador fica em posse da via original do documento.
Afinal, a apresentação do documento que justifica a falta ao trabalho se dá de forma digital e online. Por isso, não há perigo de extravio do documento original e físico, o que é interessante para a empresa e para o próprio colaborador.
Negociação de férias
Da mesma forma que para as ausências justificadas e apresentação de documento que justifique e abono faltas, o sistema Oitchau também possui um espaço que se volta à negociação de férias entre o colaborador e o gestor.
Mais uma vez, então, estamos diante de uma ferramenta que permite um histórico à empresa. Ainda, facilita em muito a comunicação interna.
Clareza e transparência com os colaboradores
Por fim, o sistema Oitchau é importante para a comunicação interna da empresa na medida em que oferece clareza e transparência aos colaboradores em relação às horas extras, marcações e banco de horas.
O sistema tem atualização automática assim que uma nova informação é registrada.
Ao fazê-lo, atualiza todos os dados que são impactados por ela, como o número de horas extraordinárias que deverá receber ou horas para compensação.
