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A folha de pagamento ou holerite é um importante documento que resguarda diversas informações. Dentre elas estão o salário do colaborador, horas extras, auxílios refeição e/ou alimentação e transporte e outros tipos de adicionais.
Nela igualmente são encontradas informações de descontos salariais de faltas e recolhimentos ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).
Esse documento deve ser guardado pela empresa. Ele é apresentado mediante eventuais ações trabalhistas e nas fiscalizações feitas pelos órgãos oficiais do trabalho.
Por quanto tempo ele deve ser guardado e como a empresa pode arquivá-lo de forma segura? É o que veremos abaixo. Continue lendo e confira!
Folha de pagamento deve ser guardada por quanto tempo pela empresa?
O Decreto 3048/1999 prevê uma série de obrigações das empresas em relação aos holerites. São elas:
Art. 225
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;
IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto;
VI – afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho.
VII – informar, anualmente, à Secretaria da Receita Federal do Brasil, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na previdência social e o endereço completo dos segurados de que trata o inciso III do § 15 do art. 9o, por ela utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros, sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas.
VIII – comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente. (Incluído pelo Decreto nº 10.410, de 2020)
§ 1º As informações prestadas na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social servirão como base de cálculo das contribuições arrecadadas pelo Instituto Nacional do Seguro Social, comporão a base de dados para fins de cálculo e concessão dos benefícios previdenciários, bem como constituir-se-ão em termo de confissão de dívida, na hipótese do não-recolhimento.
§ 2º A entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social deverá ser efetuada na rede bancária, conforme estabelecido pelo Ministério da Previdência e Assistência Social, até o dia sete do mês seguinte àquele a que se referirem as informações. (Redação dada pelo Decreto nº 3.265, de 1999)
§ 3º A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social é exigida relativamente a fatos geradores ocorridos a partir de janeiro de 1999.
§ 4º O preenchimento, as informações prestadas e a entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social são de inteira responsabilidade da empresa.
§ 5º A empresa manterá arquivados os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações de que trata este artigo e os documentos comprobatórios do pagamento de benefícios previdenciários reembolsados até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram, observados o disposto no § 22 e nas normas estabelecidas pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil do Ministério da Economia e pelo Conselho Curador do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. (Redação dada pelo Decreto nº 10.410, de 2020)
É por isso que é preciso analisar outros dispositivos da lei trabalhista para entender o prazo pelo qual a empresa deve manter os registros sobre os seus empregados.
Art.11
Art. 11. A pretensão quanto a créditos resultantes das relações de trabalho prescreve em cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
Folha de pagamento: Entenda o tempo de manutenção dos registros dos documentos
Anteriormente o Decreto que regula a manutenção dos documentos relativos aos holerites era claro ao determinar que esse período era de dez anos. Com o lançamento do Decreto 10410/2020, neste ano, isso foi alterado.
A norma passou a prever a necessidade de manutenção dos documentos com base no período de prescrição de cada parcela.
A prescrição nada mais é que o período que a lei permite que parcelas sejam discutidas perante a justiça, sejam elas relativas às questões trabalhistas ou previdenciárias.
A lei trabalhista determina que uma ação judicial pode analisar apenas as parcelas e fatos pagos e ocorridos, respectivamente, nos últimos 05 anos.
Outro ponto importante é que o prazo para o trabalhador ajuizar o processo é de 02 anos após a ruptura do contrato de trabalho (considerando-se o aviso prévio).
Já as parcelas previdenciárias podem ser discutidas em até 10 anos em alguns casos, sendo indicado manter os registros por esse prazo.
Como garantir a segurança do holerite de pagamento?
Para garantir a segurança dos documentos de folha de pagamento uma boa opção oferecida às empresas é o Sistema Oitchau de controle de ponto.
Ele pode ser utilizado para diversas questões que vão além do registro de jornada, podendo ser aplicado para folha de pagamento.
O sistema permite que o holerite fique salvo em um sistema de armazenamento em nuvem.
A empresa pode acessar os dados sem limite de data e esse direito se mantém mesmo se interrompido o contrato com a Oitchau.
