Passivo trabalhista: O que é e como prevenir de acontecer?

É preciso estar atento quando o assunto é a prevenção de passivos trabalhistas. É muito comum as corporações, num descuido, perderem o controle dos valores solicitados no início de um processo trabalhista.

Dessa forma, acabam encontrando pedidos fora da realidade, os quais muitas vezes, inclusive, constituem excessos dos ex-empregados. Esse cuidado, até bem pouco tempo, ficava em segundo plano ou até mesmo acabava terceirizado. 

No entanto, as empresas bem sucedidas começaram a mudar sua postura administrativa. E o primeiro passo para a prevenção é compreender bem com o que se está lidando.

O que é passivo trabalhista?

Trata-se de todos os valores que uma pessoa física ou empresa tem com um colaborador. Esses valores, vale ressaltar, são referentes apenas ao trabalho prestado.

Portanto, pode-se afirmar que um passivo trabalhista se refere a tudo o que um colaborador deveria receber legalmente do empregador, seja ele pessoa física ou jurídica, mas, por algum motivo, não recebeu.

Quando isso acontece, esse profissional pode acionar a justiça para que receba o que lhe é devido. Além do valor que deve receber, a empresa ou empregador (pessoa física) poderá ter de pagar multas, corrigidas e com juros, sem contar os honorários de um advogado. Esses valores, se acumulados, podem afetar profundamente a saúde financeira da companhia.

Causas que costumam gerar processos trabalhistas

Dados de 2016 garantem que a Justiça do Trabalho recebeu 3,9 milhões de novos processos, e atualmente 2,5 milhões desses processos estão em tramitação no Brasil, segundo estatísticas do TST (Tribunal Superior do Trabalho). 

Entre as queixas jurídicas mais comuns estão as ações judiciais sobre salários e horas trabalhadas, frequentemente apresentadas por profissionais que se sentem tratados – e pagos – injustamente. Seguidas pelo não cumprimento dos intervalos intrajornada e solicitações de indenizações por dano moral causado pelo assédio no trabalho.

Como prevenir possíveis prejuízos

Quanto mais cedo a empresa identificar possíveis falhas e ter um canal de comunicação baseado na responsabilidade com a transparência em relação aos seus colaboradores, melhor será sua redução dos danos financeiros gerados por processos trabalhistas. Lembre-se sempre que não é possível consertar um problema que não se conhece.

Se o profissional tiver à sua disposição várias maneiras para reclamar sobre o assédio,  com certeza se sentirá mais assistido e procurará formas de resolver um conflito que na maioria das vezes começa de forma corriqueira.

Portanto, tenha estabelecido que é proibido  ignorar queixas: crie uma linha direta de denúncia num endereço de e-mail, ou ainda, informe aos colaboradores que eles podem a qualquer momento relatar problemas diretamente ao RH e com seus superiores.

Também é importante considerar fatores e fazer algumas perguntas constantemente, a fim de evitar políticas abusivas. Por exemplo:

* A empresa costuma incentivar um certo controle ou tem o direito de controlar o que o trabalhador faz e como ele executa o seu trabalho?;

* Como está o ambiente de trabalho? A empresa está promovendo metas impossíveis de serem alcançadas? Há uma competitividade tóxica entre os profissionais?;

* O colaborador sente que o seu trabalho está sendo valorizado? As lideranças são capacitadas para ocupar tal função? Horas extras têm sido solicitadas com frequência?;

* Os pontos descritos no contrato de trabalho estão sendo devidamente seguidos? Incluindo o pagamento de horas extras, cumprimento do período estabelecido para férias, benefícios, etc.? 

Separamos também algumas boas práticas efetivas que auxiliam na prevenção para que o passivo trabalhista não aconteça.

1. Atenção ao controle de ponto

O controle de ponto, quando bem realizado, pode evitar uma série de problemas trabalhistas para as empresas. Por esse motivo, é fundamental que os gestores, juntamente com a administração da empresa, invista em um sistema de controle de ponto em que haja pouca ou nenhuma margem de erro no registro.

A melhor maneira de controlar o ponto é utilizando sistemas online, nos quais o gestor pode acompanhar em tempo real a entrada, saída, intervalos e até horas extras, folgas, etc.

Se a empresa utilizar o sistema de compensação por banco de horas, a atenção deverá ser redobrada. O colaborador deve utilizar suas horas no prazo máximo de 30 dias para que não haja necessidade do pagamento como hora extra.

Um controle eficiente de ponto é positivo tanto para a empresa quanto para o colaborador.

2. Atenção ao cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento já foi tema aqui em nosso blog, devido à importância dessa tarefa. Além disso, esse cálculo está intimamente ligado ao controle de ponto bem realizado.

Para evitar erros, retrabalhos ou consequências mais graves como o passivo trabalhista, o RH deve conferir todos os dados a serem calculados antes do fechamento da folha. Com o controle de ponto eficiente, fica ainda mais fácil coletar os dados mensais de cada colaborador na hora do fechamento.

3. Organize o arquivo dos colaboradores

Mantenha todos os documentos, recibos, comprovantes e outros papéis importantes sempre e ordem. Cada trabalhador precisa ter seu próprio arquivo com tudo o que lhe diz respeito.

É fundamental não se esquecer de conferir cada documento e não arquivar nada sem a assinatura dos profissionais. Além disso, também deve-se investir na segurança desse arquivo mantendo-o em um local devidamente protegido.

4. Utilize meios jurídicos sempre que tiver dúvidas ou achar necessário

Uma dica importante para garantir que está tudo em ordem e não corre-se o risco de um passivo trabalhista acontecer é usar, periodicamente, a advocacia como forma de prevenção.

Estabeleça uma frequência para que um advogado trabalhista ou um consultor jurídico possa verificar a documentação dos colaboradores e detectar, precocemente, algo que pode vir a se transformar em uma situação mais séria.

5. Invista e mantenha a equipe de gestão de pessoas sempre informada

Para finalizar, é recomendável ter profissionais de RH e agentes prepostos por dentro de notícias atualizadas sobre os procedimentos adotados pela justiça trabalhista.

Lembre-se de que saber com antecedência sobre novas notificações de tribunais, instruções normativas e alterações na legislação podem ser determinantes para que a empresa e sua equipe de advogados tenham sucesso no processo de defesa.

Uma empresa que previne o passivo trabalhista e tem seu RH como aliado mais eficiente, protege a sua saúde financeira —  ou o seu bolso, caso seja um o empregador pessoa física.

6. Não use valores de verbas para cobrir rombos

Ainda, jamais sucumba à tentação de adiar o pagamento de qualquer tipo de parcela de natureza trabalhista ou previdenciária para evitar rombos no caixa ou, ainda, manter um fluxo de caixa.

Isso também vale, aliás, para o recolhimento do FGTS. Embora este tenha sofrido adiamento em três meses em razão da pandemia de Coronavírus, não é indicado que se faça isso quando não houver autorização legal para isso, como é o caso atual, autorizado por uma Medida Provisória.

Primeiramente, o não recolhimento correto poder ser alvo de ação do trabalhador perante a Justiça do Trabalho, o que levará a empresa a pagar, além das parcelas adiadas, juros de mora e honorários de advogado.

Em segundo lugar, ainda, isso também pode gerar multas impostas pelo Ministério do Trabalho à empresa e outros desgastes desnecessários.

Caso haja aperto financeiro, então, busque soluções junto às instituições bancárias parceiras, por exemplo. Por outro lado, uma forma de evitar esse tipo de situação desgastante é adotar práticas de fluxo de caixa, sobre as quais já falamos aqui no blog.

7. Acompanhe os processos já ajuizados e busque sempre o acordo judicial

Outra coisa muito importante é acompanhar os processos que, eventualmente, foram ajuizados face à sua empresa. Quando isso acontecer, procure imediatamente o escritório de advocacia parceiro ou, ainda, seu setor jurídico interno, se for o caso.

Certifique-se de que haja a realização do cálculo do passivo trabalhista. Esse, aliás, deve ser feito com base em duas situações:

• Para o caso de a ação ajuizada ser totalmente procedente, ou seja, que todos os pedidos e valores apontados pelo trabalhador na sua petição inicial;
• Parte dos pedidos procedentes, que corresponde à parcialidade da vitória do trabalhador. Para isso, devem ser cedidos documentos do contrato de trabalho e informações à equipe jurídica que, assim, terá em mãos os dados que lhe permite mensurar os danos financeiros pela procedência ou não dos pedidos;

A partir disso, é possível ter em mãos o valor do máximo prejuízo possível, correspondente à procedência total. Por outro lado, os dados da procedência parcial permitem saber, de certa forma, o mínimo que o trabalhador receberá se a ação tiver continuidade.

Vale lembrar, entretanto, que a procedência de cada um dos pedidos depende da apresentação de provas, de forma que o curso da ação pode levar para caminhos distintos.

Com esses dados, por fim, é possível desenvolver, com a equipe jurídica, um valor inicial para a tentativa de acordo. Aliás, sempre que possível é preferível se optar pelo acordo trabalhista, pois ele evita desgaste ao longo do tempo e, também, prejuízos financeiros maiores.

Veja também: Time em home office: Como fazer o alinhamento diário?

Gostou das dicas sobre passivo trabalhista? Deixe o seu comentário e compartilhe estas dicas em suas redes sociais! Siga-nos também no Instagram!