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É possível realizar o registro retroativo de funcionário? É obrigação das empresas a regularização do contrato de trabalho de seus empregados.
Isso é feito por meio de registros diversos como o feito na CTPS (carteira de trabalho), livro de funcionários e diante do e-Social.
Muitas vezes as empresas postergam o registro para ter um período de testes com o funcionário; em outros, o fazem para evitar gastos com as verbas trabalhistas e impostos decorrentes do vínculo de emprego.
Continue lendo para saber o que a lei prevê em relação ao registro realizado de maneira retroativa e quais as consequências que as empresas podem sofrer ao realizá-lo.
Registro do empregado: O que diz a CLT?
Veja abaixo as previsões da CLT quanto ao registro de empregado e sobre a possibilidade de fazê-lo de fazer o registro retroativo. Confira!
Art.13
O primeiro artigo da CLT que citamos indica a obrigatoriedade de registro do colaborador, independente da sua atuação, mesmo que de forma provisória.
Art. 13 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada.
Art. 29
Já no artigo 29, há a indicação de que a empresa tem um prazo para realizar a anotação na carteira de trabalho, sem que esteja irregular com a Lei.
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja êle em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.
§ 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.
§ 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.
Art. 36
No entanto, o artigo 36 já fala sobre as sanções sobre a recusa da empresa em fazer a anotação na carteira de trabalho.
Art. 36 – Recusando-se a empresa fazer às anotações a que se refere o art. 29 ou a devolver a Carteira de Trabalho e Previdência Social recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a Delegacia Regional ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.
Art. 41
O Artigo 41 indica as formas de registro do colaborador, da sua jornada e da sua documentação que são permitidas por Lei.
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Art. 47
No entanto, o artigo 47 indica o valor da multa para casos em que a empresa não registrar o colaborador, de acordo com as normas descritas na CLT.
Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.
§ 1o Especificamente quanto à infração a que se refere o caput deste artigo, o valor final da multa aplicada será de R$ 800,00 (oitocentos reais) por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.
§ 2o A infração de que trata o caput deste artigo constitui exceção ao critério da dupla visita.
Art. 47-A. Na hipótese de não serem informados os dados a que se refere o parágrafo único do art. 41 desta Consolidação, o empregador ficará sujeito à multa de R$ 600,00 (seiscentos reais) por empregado prejudicado.
Art. 48
Por fim, o artigo 48 cita as autoridades responsáveis pela aplicação da multa descrita no artigo 47.
Art. 48 – As multas previstas nesta Seção serão aplicadas pela autoridade de primeira instância no Distrito Federal, e pelas autoridades regionais do Ministério do Trabalho, Industria e Comercio, nos Estados e no Território do Acre.
Registro Retroativo: é realmente possível?
As normas acima apresentadas correspondem às previsões contidas na CLT quanto à necessidade de registro do empregado e ao dever que isso gera ao empregador.
O legislador foi silente quanto à possibilidade de registro de forma retroativa da CTPS.
Essa previsão inexiste nas leis trabalhistas e é por isso que deve ser evitada na medida em que não possui previsão legal para se embasar.
Outro ponto importante em relação a esse assunto é que é claro que é possível que o empregador faça o registro posteriormente.
Isso ocorre para proteger o empregado que tem o direito de ter o seu vínculo de emprego reconhecido para todos os fins, principalmente em relação ao tempo de serviço para fins previdenciários e às verbas que decorrem do contrato formal.
O fato de existir o registro posterior não exime o empregador de ser alvo de diversas multas. A CLT estabelece multa a ser aplicada para cada trabalhador da empresa que não estiver devidamente registrado.
É possível que a fiscalização trabalhista aplique outras multas. É preciso evitar realizar o registro do empregado após sua contratação.
Isso pode gerar muitos problemas para a empresa que vão além de multas e atingem a necessidade de recolhimento do registro retroativo de diversas verbas.
Dentre elas estão o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e a contribuição previdenciária patronal. Ambos os recolhimentos são mensais e deverão ser feitos considerando-se a data em que o trabalhador efetivamente passou a trabalhar na empresa.
Sequer é possível cogitar realizar a anotação de forma atrasada e em data incompatível com o início da efetiva prestação de jornada de trabalho.
Situações comuns de registro retroativo do empregado
As situações mais comuns dizem respeito à postergação da anotação por motivos diversos ou mesmo a fraude ao contrato de trabalho. No segundo caso o trabalhador pode acionar a empresa perante a Justiça do Trabalho.
Caso seja reconhecido o vínculo por meios diversos como testemunhos, documentos, mensagens, e-mails e fotos, por exemplo, a empresa será condenada a realizar a anotação retroativa em CTPS. Junto a isso ela deverá:
- Realizar recolhimento do INSS e FGTS de forma retroativa;
- Anotação no livro de registro de empregados;
- Pagamento de reflexos em verbas trabalhistas;
- Condenação em pagamento de honorários ao advogado do trabalhador.
Por mais atrativo que pareça realizar a anotação depois de passado um tempo da prestação de serviços (registro retroativo) ela sempre deve ser evitada.
Ela apenas posterga o pagamento de parcelas e as acumula entre elas e com juros de mora e multas que tendem a ser muito mais prejudiciais à organização.
É possível assinar carteira com data retroativa?
Sim é possível! Nesse caso, o empregador pode usar um período de teste com o colaborador e após isto realizar o registro na carteira de trabalho de com data retroativa.
Mas deve agir de comum acordo entre ambos, caso o contrário pode resultar em multas e processos para a empresa.
Como fazer o registro retroativo de funcionário?
Isso é bastante simples, pois o eSocial aceita a anotação retroativa.
Por isso, é possível utilizá-lo e informar a data correta de admissão do colaborador. Quanto antes isso ocorrer, menores são as chances de que a empresa seja afetada por multa pela ausência de registro.
Existe multa por registro retroativo?
Sim, existe, e por isso é de grande importância que o empregador se atente à necessidade de anotar todas as informações referentes ao vínculo de emprego de modo completo.
De acordo com a CLT, a manutenção de trabalhador sem registro gera à empresa a obrigação de pagar uma multa de R$ 3 mil. Esse valor se aplica em relação a cada um dos trabalhadores que ali prestam serviços, mas que estejam sem registro de emprego.
Caso se trate de uma empresa de pequeno porte ou microempresa, por outro lado, a multa ainda se aplica, mas será menor. Nesta hipótese ela é de R$ 800 por colaborador não registrado corretamente.
Preciso de autorização para fazer o registro retroativo de funcionário?
Não. Uma vez que há a constatação de que a data de registro está incorreta ou de que há um trabalhador que presta serviços para a empresa, mas não está registrado, é possível realizar a anotação.
Por isso, não há necessidade de buscar orientação das autoridades do trabalho. Basta fazer a anotação, que deve ocorrer dentro do eSocial, de modo simplificado, a fim de que conste em todos os registros do colaborador.
Quando o registro é retroativo?
Ele será considerado retroativo todas as vezes em que não ocorrer dentro do prazo estipulado por lei.
Isto é, nas situações em que a anotação se dá após mais de 5 dias úteis de prestação de serviços pelo colaborador em favor do empregador.
Cuidados no registro do funcionário com data retroativa
Mesmo quando a anotação é feita de maneira retroativa, após a contratação e com indicação da data correta em que o trabalhador iniciou suas atividades em prol do empregador, o pagamento deve incluir todas as verbas de direito do empregado.
Ou seja, não é porque a anotação ocorreu de maneira atrasada que o trabalhador não terá direito ao salário de todos os dias em que prestou serviços.
Ou, então, do FGTS, recolhimentos de INSS, horas extras, vale alimentação e transporte, etc.
Além disso, outro cuidado em relação à anotação retroativa diz respeito ao pagamento de verbas rescisórias.
No cálculo delas é crucial que o pagamento considere a data efetiva em que o trabalhador começou a prestar serviços ao empregador.
Anotação retroativa do término de contrato
Em alguns casos o empregador pode encontrar dificuldades em fazer a anotação referente ao fim do contrato de trabalho na carteira do trabalhador.
Aqui também cabe o registro retroativo com a indicação correta de quando o contrato se finalizou.
De acordo com a CLT, a homologação da rescisão, que inclui pagamento de verbas, assinatura de documentos e anotação do término do vínculo deve acontecer em até 10 dias após a suspensão da prestação de serviços.
