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A falha na comunicação interna de uma empresa tem se tornado um assunto cada vez mais evidente no nosso dia a dia por conta do aumento do tráfego e rapidez da informação, principalmente online. Na prática, isso significa que as empresas estão chegando mais longe e, por esse motivo, apostando mais alto em vários meios de divulgação, incluindo e-mails, mídias pagas, blogs, sites e redes sociais, ou seja, falando diretamente com os seus colaboradores e clientes o tempo todo. Muitas vezes, o trabalho de branding começa antes mesmo dessas pessoas consumirem de fato seus produtos ou serviços.
Com isso, vemos com frequência como esse movimento pode se tornar uma armadilha para o negócio, se ele não for bem pensado e executado. Exemplos catastróficos de campanhas mal sucedidas costumam se tornar virais com facilidade e as empresas acabam criando um clima generalizado de desconfiança, que pode ser difícil de reverter.
Como está “dentro de casa”?
É preciso ter claro que o trabalho de comunicação em uma empresa se inicia de dentro para fora, muito antes de pensar no que se torna público: ele influencia diretamente na qualidade de vida dos profissionais, por exemplo, e como eles vão replicar a mensagem de que vale a pena oferecer sua força de trabalho para algo de mais valor, que não seja apenas o seus salários no final do mês.
As falhas de comunicação têm grande impacto negativo na maioria das organizações. Os possíveis danos são maiores do que as pessoas imaginam —- eles podem desencadear um alto nível de insatisfação entre os colaboradores, que uma vez que se sintam desassistidos, acabam abandonando o barco, resultando muitas vezes num alto índice de turnover.
Uma comunicação interna deficiente leva, também, a um desempenho insatisfatório, pois os trabalhadores não se sentem confiantes o suficiente para transmitirem como aquele produto ou serviço oferecido se diferencia dos demais. E nem precisamos dizer que isso na área de vendas, por exemplo, pode reduzir e muito o sucesso do balanço financeiro no final do mês.
Falhas de comunicação interna que precisam ser evitadas
Agora que já vimos como não podemos desperdiçar o potencial que um bom investimento em comunicação pode trazer para as empresas, listamos abaixo as atitudes proibidas para lidar com o assunto:
1. Não dar importância à comunicação interna
Pelos vários motivos que expomos mais acima, deixar de investir nessa área pode gerar prejuízos. E não adianta ter o foco em desenvolver estratégias apenas para a comunicação externa e negligenciar o que é feito internamente, algo tão primordial quanto para o negócio.
Essa falha de comunicação interna aliada a falta de treinamento apropriado dos colaboradores “linha de frente” da empresa, vai fazer com que se perca muito mais do que se gastaria com um investimento e cuidado com em relação a esse departamento desde o início.
2. Não compartilhar informações relevantes
Antes de iniciar qualquer movimentação para criar uma cultura legal e de transparência no ambiente de trabalho, a empresa precisa levar à sério quais são os seus valores e o seu propósito de existir. E promover isso, de fato, entre os seus colaboradores. Não adianta tentar soar “bonitinho” e enfeitar a realidade, a honestidade acaba sendo a maior aliada na hora de ganhar a confiança de todos.
O que isso significa? Reportar quais foram as conquistas e as perdas do período; se aconteceram mudanças significativas na estratégia do negócio; se lideranças importantes foram demitidas e/ou contratadas; o que é esperado do trabalho etc.
3. Não saber como o seus colaboradores querem se informados
Numa organização existem pessoas de todos os tipos e faixa etárias. Tenha em mente que a mensagem precisa chegar no maior número possível de colaboradores. Invista na observação e em enviar formulários de pesquisa para não perder tempo criando conteúdo que ninguém lê.
Agora, não fique surpreso se cada um tiver preferências diferentes sobre como deseja receber as informações. Tudo pode ser testado até se determinar um sistema de comunicação interna que todos gostem.
4. Não criar um canal de comunicação direta
Esteja aberto a receber qualquer tipo de feedback e decida quais comentários são úteis e quais descartar.
Ao incentivar as pessoas a dizerem o que pensam, a empresa:
- Capta novas ideias, que podem ser, inclusive, mais criativas e econômicas do que está sendo proposto;
- Constrói uma cultura organizacional na qual ouvir é sempre mais importante;
- Promove a comunicação e até mesmo o relacionamento interpessoal dos colaboradores, com a construção conjunta de práticas que podem melhorar o dia a dia de todos;
Não se surpreenda se levar algum tempo até que os profissionais comecem a sentir-se à vontade para fornecer um feedback honesto. É natural que as pessoas se preocupem com o tipo de resposta que receberão.
Fazer perguntas perspicazes e específicas é uma boa maneira de fazer as coisas fluírem.
A reação da empresa ao feedback, especialmente àqueles negativos, também é importante. Considere criar uma comissão de pessoas responsáveis por tomar decisões variadas. Isso vai facilitar para que todos avaliem sugestões com a mente aberta e considerem ativamente cada uma delas, mesmo que rejeite a ideia.
5. Não utilizar os meios mais adequados para se comunicar
Hoje, no mercado já existem diversas ferramentas, até mesmo gratuitas, que ajudam a promover a comunicação interna nas empresas.
À disposição temos as mais comuns:
- E-mail corporativo;
- Murais físicos internos (sabe aquele que fica na área de descompressão?);
- Intranet;
- Blog;
- Aplicativos de mensagens instantâneas;
- Softwares de gestão de equipes (Slack, Asana, Jira)
- Dentre outros;
Como apontamos mais acima, a construção desses canais deve se conjunta e a todo momento a empresa pode (e deve!) perguntar aos colaboradores quais são os canais que eles preferem utilizar e como seria o formato da informação desejado.
Além disso, é preciso atentar-se a linguagem: as pessoas estão muitas vezes atarefadas e sem tempo hábil para ler grandes informes ou textos com palavras rebuscadas. Opte pela comunicação simples, mas eficaz e bem escrita. Usar termos excessivamente complexos ou técnicos pode causar muitos ruídos no entendimento da mensagem.
A melhor maneira de abordar os profissionais é dividindo os conteúdo com frases digeríveis e evitar o uso de linguagem complicada. Use mensagens claras e concisas e fique longe de jargões e acrônimos que alguns podem não entender.
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