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Para que o controle de despesas em pequenas empresas seja eficiente, é necessário que o gestor tenha conhecimento da rotina financeira corporativa. Afinal de contas, não é uma tarefa das mais fáceis e deixar passar alguma informação ou prazo importante acontece com bastante frequência.
Entretanto, é preciso ter em mente que o controle de despesas bem feito garante, não apenas a saúde financeira da empresa como um todo, mas contribui diretamente para otimizar o tempo nas rotinas corporativas, além de representar uma verdadeira vantagem competitiva de mercado.
Isto acontece porque, estando em pleno controle dos gastos empresariais, o gestor é capaz de tomar decisões estratégicas em curto, médio e longo prazo que alavancarão sua empresa em seu segmento.
Mas afinal, como fazer este controle de forma adequada?
Listamos abaixo quatro dicas importantes que servirão para nortear suas estratégias e fazer de forma eficiente no ambiente de trabalho. Confira!
Reduza seus custos operacionais
Recursos tecnológicos de gestão de pessoas e de custos já estão disponíveis no mercado com o objetivo de ajudar o gestor a reduzir seus custos operacionais.
É o caso do Oitchau, um aplicativo para controle de ponto que evita o retrabalho e ainda tem a vantagem de não necessitar da instalação de softwares complementares para que funcione.
Oitchau é instalado no próprio smartphone do colaborador, descartando a necessidade de computadores, terminais e mesmo custos de manutenção. É o melhor aplicativo do segmento e que oferece uma relação custo e benefício justa e compatível com o orçamento e despesas em pequenas empresas.
Conheça bem a sua rotina financeira
Pode até parecer mentira, mas muitos gestores não conhecem a rotina financeira de suas empresas como deveriam. Isso impacta nas despesas em pequenas empresas negativamente e, em longo prazo, poderá colocá-la em risco.
Por este motivo, faça uma autoavaliação e reflita sobre estes pontos:
- Você sabe quais são seus gastos mensais fixos?
- Você sabe quais são seus gastos extras?
- Você sabe em que regime tributário sua empresa está classificada?
- Você sabe as alíquotas dos impostos que precisa recolher?
- Você conhece os salários de seus colaboradores e as obrigações trabalhistas que paga mensalmente, incluindo as horas extras?
Somente com as respostas para estas perguntas é que o gestor conseguirá identificar onde o orçamento está sendo mais utilizado e quais as atitudes que precisa tomar para fazer uma melhor controle de despesas.
Planeje seu orçamento cuidadosamente
Ao conhecer a rotina financeira da empresa, o gestor se torna capaz de planejar o orçamento de modo a cobrir os seus compromissos e tomar decisões em curto, médio e longo prazo de acordo com suas receitas.
Para as empresas que possuem um orçamento mais enxuto, a planilha é uma excelente maneira de fazer o planejamento e o controle de despesas em pequenas empresas. Porém, é preciso comprometimento com o preenchimento para que nenhuma informação fique desatualizada, o que poderá gerar erros de cálculos e a tomada de decisão inadequada.
Para o gestor cujo orçamento empresarial está um pouco mais folgado, utilizar um software de gestão é um recurso importante para aprimorar e fazer com que o planejamento esteja correto.
O gestor deve avaliar o momento financeiro da empresa e decidir qual o melhor método para fazer seu planejamento eficientemente.
Esteja com as contas em dia
Com a atual situação que o país enfrenta, muitas empresas deixaram passar as datas de pagamentos de contas, tributos e impostos. Desde que as coloquem em dia rapidamente, isto é algo que todos estão sujeitos, infelizmente, e afeta nas despesas em pequenas empresas.
No entanto, quando isso se torna algo recorrente, a empresa poderá enfrentar problemas financeiros graves no futuro.
Impostos e tributos, principalmente, costumam atravancar o progresso das empresas que atrasam o recolhimento. Isto porque, com o tempo, o não pagamento pode acabar bloqueando outras ações importantes para as empresas, como a emissão de Notas Fiscais, etc.
O quadro tende a se agravar quando atrasos nos pagamentos dos salários ou recolhimento de impostos dos colaboradores deixam de ser realizados corretamente. A empresa pode ficar exposta a ações trabalhistas.
Por esse motivo, estar com as contas em dia deve ser uma das prioridades. Em muitos casos, é possível obter descontos pelo pagamento em dia. Além disso, quando se tratar de pagamento aos fornecedores, o pagamento em dia se torna um grande aliado na obtenção dos melhores produtos e condições.
Dica bônus: cobre seus devedores
Saber o quanto a empresa tem a receber é tão importante quanto saber o quanto ela tem a pagar. É com este balanço do que entra e o que sai que o gestor pode se planejar para o futuro.
Por isso, tenha um controle absoluto sobre as contas a receber e cobre seus devedores. Aliás, uma boa dica para evitar cobranças é emitir o faturamento o quanto antes para que o cliente possa se organizar para o pagamento.
No caso de índices altos de inadimplência, vale reavaliar as políticas de vendas e cobrança para tentar minimizar o prejuízo. Tente renegociar dívidas, facilitando o pagamento antecipado, oferecendo descontos aos clientes que pagam à vista.
O controle de despesas em pequenas empresas deve ser ainda mais rigoroso que nas demais para garantir que o gestor possa se organizar e planejar para o futuro!
