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Implantar medidas que têm como objetivo conter e fazer controle de despesas no ambiente corporativo é uma decisão sensata que deve acontecer mesmo quando a empresa está financeiramente saudável.
Todos nós estamos sujeitos a gastos imprevistos e a melhor maneira de proteger o orçamento da empresa é criando um fundo de reserva, além do controle de gastos.
Selecionamos três dicas importantes para controlar as despesas na sua empresa. Acompanhe abaixo!
Dicas para o controle de despesas no seu negócio
1. Fundo de reserva
A primeira – e mais importante – dica é a criação de um fundo de reserva. Muitos gestores operam sem um fundo de reserva, principalmente os gestores das pequenas e microempresas.
No entanto, como mencionamos anteriormente, todos estamos sujeitos a imprevistos mesmo controlando as despesas!
Mais do que isso, o país ainda tenta se recuperar de uma grave crise financeira, o que torna a necessidade da criação de um fundo de reserva ainda mais crítica.
O fundo de reserva tem a finalidade de cobrir as despesas da empresa em casos de emergência orçamentária, isto é, momentos em que, independentemente do motivo, a empresa fica descapitalizada.
Com o fundo, o gestor consegue um tempo para respirar e colocar as finanças em ordem sem precisar recorrer a medidas que, futuramente, poderiam comprometer ainda mais a saúde financeira da empresa, como contrair um empréstimo. Vale a pena estudar a possibilidade!
2. Faça um planejamento financeiro
Ter um planejamento financeiro é tão importante quanto fazer um fundo de reserva. Saber o quanto a empresa gasta e o quanto fatura é o básico para que possa operar e se posicionar estrategicamente.
Quando falamos em planejamento financeiro, nos referimos a ter conhecimento profundo da saúde financeira da empresa em todos os momentos: o planejamento é diário, mensal e anual.
Um planejamento financeiro eficiente deve ser feito por meio do conhecimento:
- do ciclo financeiro da empresa;
- do controle de despesas operacionais da empresa, bem como a utilização de recursos.
- do orçamento que a empresa dispõe no momento, incluindo suas reservas. É preciso conhecer todos os seus gastos e tudo o que tem a receber em curto, médio e longo prazos.
O planejamento financeiro permite que o gestor possa fazer projeções e se antecipar aos momentos mais críticos tomando providências preventivas.
3. Redução e controle de despesas
Esta dica está intimamente ligada à anterior. Ao conhecer o planejamento financeiro da empresa, é possível identificar onde ocorrem os vazamentos de dinheiro, ou seja, os setores ou situações em que a empresa perde dinheiro, muitas vezes, sem perceber!
Uma dica inteligente para controlar os gastos, é usar recursos tecnológicos para desburocratizar processos e aumentar a produtividade.
Plataformas e aplicativos que fazem o controle de ponto, como o Oitchau, permitem que o gestor seja capaz de reduzir custos com a folha de pagamento, além de controlar a realização de horas extras com eficiência.
A tecnologia é uma forma barata e altamente eficaz na redução de despesas e que pode ser utilizada por todas as empresas, independentemente de seus portes.
4. Verifique as tarifas bancárias praticadas
As empresas realizam, com frequência, transações bancárias diversas, seja para pagamento de fornecedores, recebimento por vendas de produtos / serviços, sendo todos os lançamentos feitos em uma conta pessoa jurídica, que possui cobranças por serviços que não foram contratados no pacote atual.
Para evitar que sua conta bancária gere cobranças excedentes, verifique os seguintes itens:
- Realize uma checagem periódica dos serviços que foram contratados e a forma com que eles estão sendo utilizados;
- Analise todas as cobranças que foram realizadas em um determinado período;
- Verifique junto ao gerente da sua conta, qual o pacote de tarifas mais adequado ao seu perfil, para evitar cobranças de serviços excedentes;
- Analise as propostas de outros bancos, para entender se a escolha da instituição bancária foi a melhor, em relação ao pacote de serviços contratados.
5. Entenda os tipos de regimes de tributação
Os custos com tributação e impostos pagos pelas empresas em solo nacional são bem elevados. E caso a empresa opte por um regime de tributação inadequado ao seu perfil, os valores pagos serão ainda mais altos, o que eleva bastante todos os custos para a empresa.
Para avaliar o regime de tributação mais adequado ao seu perfil, é indicado a contratação de uma consultoria especializada, antes de fazer a escolha. Caso tenha escolhido antes, e está percebendo que pode estar pagando além do que realmente deveria, ainda há tempo para rever as escolhas realizadas.
Realize uma simulação dos gastos com tributação com o contador da sua empresa, os regimes de Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional possuem alíquotas e deduções diferentes, que pode ser muito diferente de uma empresa para a outra, devido ao perfil de cada uma.
É muito importante essa simulação para que seja possível ter um controle de despesas efetivo, que realmente tenha resultados relevantes para seu negócio.
6. Planejamento de estoque inadequado
Algumas empresas ainda não perceberam a importância de uma gestão de estoque efetiva, com um controle de produtos que possuem baixa rotatividade. A área de compras necessita entender a necessidade do mercado, e criar um estoque daqueles que possuem saída.
Quando se aplica o capital em produto que não tem giro, faz com seja investimento jogado no lixo, pois não rende e ainda eleva os custos para armazenamento, além dos riscos de deterioração do produto, fazendo com o capital seja completamente perdido.
Para evitar esse tipo de problema, e ter um controle de gastos mais efetivo, realize um planejamento adequado das suas compras, de acordo com o histórico de pedidos dos clientes. Um software de gestão de estoque é um investimento interessante para evitar gastos como esses.
Veja também: Educação financeira: Como promover nas empresas?
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